Organiser un marché rétro sans rien oublier

Un marché rétro demande plus que des stands et quelques tables. Il faut verrouiller le lieu, les autorisations et la date, puis coordonner les vendeurs, les inscriptions, les paiements et la circulation sur place. Cette checklist de 74 tâches vous guide dans le bon ordre, jusqu’aux courses, au remplissage des glacières et au contrôle de la météo. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les stands, la restauration, l’éclairage et l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Vérifier les autorisations
Recruter des vendeurs
2 personnes
Envoyer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les vendeurs
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les vendeurs
Envoyer les infos de parking
Imprimer le plan
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Prévoir la caisse et la monnaie
2 personnes
Tester le terminal de paiement
Emporter les papiers d’assurance
Rassembler les outils
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les denrées alimentaires
3 personnes
Rappeler les vendeurs
Vérifier les prévisions météo
Charger le transport
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les emplacements des vendeurs
2 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Poser la numérotation des stands
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Indiquer les stands aux vendeurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Maintenir la place du marché propre
2 personnes
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire démonter les stands
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Compter le matériel de vente
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger les produits non périssables
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 24
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 10
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux en aluminiumqté 12

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Affiches rétroqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 18
Numéros des standsqté 30
Mur photo
Ballonsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Caissesqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Pains de glaceqté 24
Distributeurs de boissonsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 6
Filtres à caféqté 200
Panneaux de menuqté 4
Couvertures isolantesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Chariots à plateauxqté 2
Courses

Conseils

Commencez par confirmer le lieu, la date et les autorisations avant de recruter les vendeurs. Sans ces trois éléments, les inscriptions et les invitations risquent d’être envoyées trop tôt.
Fixez une date limite d’inscription et relancez les vendeurs quelques jours avant l’événement. Regroupez leurs besoins alimentaires et répartissez les emplacements avant d’imprimer le plan.
Préparez les paiements au moins 48 heures à l’avance : caisse avec monnaie, terminal testé et solutions de secours. Vérifiez aussi que les papiers d’assurance sont bien emportés le jour J.
Ne vous limitez pas aux tables : prévoyez les portants à vêtements, les chariots de transport, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles pour installer les stands sans câbles qui traînent.
Le matin du marché, contrôlez la météo, remplissez les glacières et vérifiez le matériel avant l’arrivée des vendeurs. Les panneaux de direction, badges nominatifs et informations de parking doivent déjà être prêts.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché rétro ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, vérifier les autorisations, recruter les vendeurs, gérer les inscriptions et commander ou réserver le matériel.
Combien de temps avant faut-il confirmer les vendeurs ?: Confirmez les vendeurs environ 2 à 3 semaines avant le marché, après avoir traité les inscriptions et réparti les emplacements. Envoyez ensuite un rappel final 3 à 5 jours avant, avec les horaires, le parking et les consignes d’installation.
Que faut-il préparer la veille d’un marché rétro ?: La veille, rassemblez les papiers d’assurance, imprimez le plan, préparez les badges et les panneaux, vérifiez le terminal de paiement et regroupez les outils. Faites aussi les courses et placez le matériel par zone pour réduire le temps d’installation.
Quel matériel prévoir pour un marché rétro ?: Prévoyez les tentes, stands, tables, chaises, portants et chariots, puis ajoutez la vaisselle, les machines à café, les glacières et les conteneurs à glace si vous servez des boissons ou de la nourriture. Pour la sécurité et la circulation, comptez aussi les rallonges, multiprises, passe-câbles, lampes de poche et talkies-walkies.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.