Checklist voor een goed georganiseerde relatieconferentie

Een relatieconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk de inschrijvingen, sprekers, techniek, catering en ontvangst van deelnemers. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna terug naar de conferentiedag. Reserveer extra tijd voor presentaties, dieetwensen en een technische test: juist die onderdelen komen vaak pas laat boven water. Met deze checklist houd je de 62 taken in de juiste volgorde en controleer je of alle 58 benodigde spullen beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma aan deelnemers mailen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Sprekerspresentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Catering definitief bestellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelwaren gekoeld opslaan
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Licht en geluid testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Infomateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening aankondigen
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
Sprekers begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Diner uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en glazen ophalen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet en bar schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren
Bedankmail versturen
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Spreektafel
Registratietafelaantal 2
Statafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
Voedselcontainersaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Flesopenersaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 90
Badgehoudersaantal 90
Tafelkleedensetsaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbordenaantal 3
Programmafoldersaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie vaststaan. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de conferentie.
Vraag presentaties minimaal 3 werkdagen vooraf op bij alle sprekers. Controleer daarna de bestanden op beeldverhouding, lettertypes, video’s en aansluitingen op de laptop.
Plan een volledige techniektest op de locatie, bij voorkeur 1 dag vooraf. Test projector, scherm, microfoons, luidsprekers, mengpaneel, HDMI-kabels en USB-C-adapters samen in de opstelling.
Stuur parkeerinformatie en het definitieve programma uiterlijk 3 dagen voor de conferentie. Zet op de aanwezigheidslijst ook een kolom voor wijzigingen, zodat de registratiebalie niet met losse briefjes werkt.
Leg materialen en naamkaartjes op de dag ervoor klaar en druk het draaiboek en de aanwezigheidslijst af. Bouw de registratiebalie, het podium en de spreektafel vóór de ontvangst op; tijdens binnenkomst wil je niet meer met stoelen of kabels schuiven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een relatieconferentie organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Start de uitnodigingen zodra die basis vaststaat, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer verstuur ik de uitnodiging voor een relatieconferentie?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf. Stuur een herinnering 2 weken later en mail het definitieve programma en de parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen voor de conferentie.
Wanneer moet de techniek van een relatieconferentie worden getest?: Doe een volledige test uiterlijk 1 werkdag vooraf en herhaal op de conferentiedag een korte controle van geluid, beeld en aansluitingen. Verzamel presentaties minimaal 3 werkdagen vooraf, zodat problemen niet pas bij de start zichtbaar worden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een relatieconferentie?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratiebalie, podium, projector, scherm en geluid. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van naamkaartjes, aanwezigheidslijst, catering en zaalvloer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.