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Beziehungskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Beziehungskonferenz braucht mehr als ein gutes Programm. Du koordinierst Referenten, Anmeldungen, Raumaufteilung, Technik, Catering und die Unterlagen für den Tag selbst. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Programmplanung bis zum Aufbau von Registrierungstresen, Bühne und Projektor. Plane die letzten Prüfungen nicht erst am Veranstaltungstag ein: Präsentationen, Mikrofone, Namensschilder und Ernährungswünsche verursachen sonst unnötigen Zeitdruck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Raumaufteilung reservieren

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Programm an Teilnehmende mailen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Vorträge der Referenten sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Catering verbindlich bestellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlwaren gekühlt lagern

    2 Personen

  • Saalboden kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Licht und Ton testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Infomaterial bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Präsentationen technisch betreuen

    2 Personen

  • Redner betreuen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Buffet und Bar reinigen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste archivieren

  • Dankesmail versenden

  • Präsentationen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 90
  • Rednertisch
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • StehtischeAnz. 10
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Präsentationsklicker
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • USB-C-AdapterAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • LebensmittelbehälterAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 90
  • BadgehalterAnz. 90
  • TischdeckensetsAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • WillkommensschilderAnz. 3
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 100
  • KugelschreiberAnz. 100
  • WegweiserAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischsetAnz. 2
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige die Referenten, bevor du Einladungen verschickst. So enthält das Anmeldeformular bereits belastbare Informationen zu Zeiten und Beiträgen.
  • Öffne die Anmeldung früh genug, um Ernährungswünsche und Parkinformationen vor der verbindlichen Catering-Bestellung zu erfassen. Prüfe diese Angaben spätestens einige Tage vor der Konferenz noch einmal.
  • Sammle die Präsentationen vor dem Veranstaltungstag und teste jede Datei auf dem verwendeten Laptop. Prüfe dabei auch Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Klicker und Funkmikrofone.
  • Plane den Aufbau mit getrennten Bereichen für Registrierung, Bühne, Sitzplätze und Catering. Ein Registrierungstisch mit Namensschildern und gedruckter Anwesenheitsliste sollte vor dem Einlass vollständig bereitstehen.
  • Kümmere dich bei verderblichen Lebensmitteln um eine gekühlte Zwischenlagerung und kontrolliere den Saalboden, bevor Tische und Stühle aufgestellt werden. Drucke das Drehbuch und stelle Materialien so zusammen, dass die Moderation nicht suchen muss.

Häufige Fragen

Wann sollte man die Einladungen für eine Beziehungskonferenz verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz. Öffne die Anmeldung direkt mit der Einladung und setze eine feste Frist für Rückmeldungen und Ernährungswünsche.
Wie lange vorher muss das Catering für eine Beziehungskonferenz bestellt werden?
Bestelle das Catering verbindlich, sobald die Anmeldefrist abgelaufen ist, meist 7 bis 10 Tage vor der Konferenz. Berücksichtige dabei die bestätigte Personenzahl und alle erfassten Ernährungswünsche.
Wann sollte man die Technik für eine Beziehungskonferenz testen?
Führe mindestens 24 Stunden vorher einen vollständigen Techniktest durch und plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für den Aufbau ein. Teste nicht nur den Projektor, sondern auch Präsentationen, Ton, Mikrofone, Klicker und Adapter.
Was muss am Tag der Beziehungskonferenz zuerst aufgebaut werden?
Beginne 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass mit Saal, Sitzordnung und Registrierungstresen. Danach folgen Bühne, Rednerpult, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone, damit noch Zeit für einen kompletten Ablaufcheck bleibt.

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