Checklist para organizar una conferencia de relaciones sin imprevistos
Una conferencia de relaciones necesita más que un buen programa: hay que coordinar ponentes, asistentes, sala, técnica y catering en el orden adecuado. Esta checklist reúne 62 tareas y 58 materiales para pasar de la planificación al montaje sin dejar cabos sueltos. Incluye el trabajo previo, la preparación del registro y las comprobaciones del día del evento. Úsala como guía de seguimiento y asigna cada tarea a una persona con una fecha límite.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Enviar por correo el programa a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Recopilar las presentaciones de los ponentes
Revisar las presentaciones
2 personas
Encargar definitivamente el catering
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Reunir los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar los productos refrigerados en frío
2 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
Probar la luz y el sonido
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
Dejar listo el material informativo
2 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar la apertura
Apoyar técnicamente las presentaciones
2 personas
Coordinar a los ponentes
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Recoger preguntas del público
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Servir la cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla y los vasos
3 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el buffet y el bar
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Desmontar equipo técnico
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Archivar la lista de asistencia
Enviar correo de agradecimiento
Compartir las presentaciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesa de oradores
- Mesa de registrocant. 2
- Mesas altascant. 10
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Clic de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 3
- Baterías externascant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cucharonescant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Abridores de botellascant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Portabadgescant. 90
- Sets de mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles de bienvenidacant. 3
- Folletos del programacant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Bolígrafoscant. 100
- Carteles direccionalescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Juego de fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de enviar invitaciones. Si cambia alguno de estos tres elementos después de abrir las inscripciones, tendrás que corregir el formulario y avisar de nuevo a los participantes.
- Confirma a los ponentes por escrito y recopila sus presentaciones con varios días de margen. Revísalas antes de la prueba técnica para detectar vídeos, formatos o adaptadores que puedan fallar.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y preparar la lista de asistencia. Envía la información de aparcamiento y el programa por correo antes de que llegue el día de la conferencia.
- Haz una prueba técnica completa, no solo del proyector: comprueba portátil, HDMI, adaptadores USB-C, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y regletas. Deja cables alargadores y baterías externas preparados como respaldo.
- El día anterior, imprime las tarjetas de nombre, la lista de asistencia y el plan de trabajo. En el montaje, revisa primero el suelo, coloca mesas y sillas, y después instala registro, escenario, pantalla y proyector para no bloquear los accesos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de relaciones?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, programa, recinto y ponentes. Abre las inscripciones cuando esos datos estén confirmados y reserva los últimos 2 o 3 días para cerrar catering, presentaciones y materiales.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una conferencia?
- Envíalas cuando el programa y el recinto estén cerrados, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Establece una fecha límite de inscripción de 7 a 10 días antes para poder confirmar dietas, lista de asistentes y catering.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación breve el mismo día. Reserva al menos 60 minutos para probar presentaciones, sonido, micrófonos, conexiones HDMI y adaptadores USB-C.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a la conferencia?
- Imprime tarjetas de nombre, lista de asistencia y plan de trabajo, y reúne todos los materiales. Comprueba también que los productos refrigerados puedan guardarse en frío y deja preparado el montaje de registro y la señalización necesaria.
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