Checklist pour organiser une conférence sur les relations

Une conférence sur les relations demande un suivi précis, surtout lorsque plusieurs intervenants, inscriptions et équipements techniques sont concernés. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les invitations, la gestion des participants et la coordination du traiteur. La dernière semaine sert à vérifier les présentations, les besoins alimentaires et le matériel. Le jour même, garde le déroulé imprimé à portée de main et prévois une équipe distincte pour l’accueil et la technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer le programme par e-mail aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Rassembler les présentations des intervenants
Vérifier les présentations
2 personnes
Commander définitivement le catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les produits frais au frais
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le matériel d’information
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Assurer l’accompagnement technique des présentations
2 personnes
Accompagner les intervenants
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet et le bar
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Archiver la liste de présence
Envoyer un e-mail de remerciement
Partager les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Table de prise de parole
Table d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 10
Portantsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Batteries externesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs alimentairesqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Décapsuleursqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Porte-badgesqté 90
Sets de nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de bienvenueqté 3
Brochures du programmeqté 100
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 100
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires des interventions, des pauses et du repas pour éviter les modifications de dernière minute.
Ferme les inscriptions à une date précise, puis réserve 2 à 3 jours pour traiter les réponses, les besoins alimentaires et les demandes particulières.
Demande les présentations aux intervenants au moins 5 jours avant la conférence et teste chaque fichier sur l’ordinateur prévu, avec les adaptateurs et les câbles utilisés sur place.
Teste les microphones, le projecteur, l’écran et les haut-parleurs au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévois aussi des rallonges, multiprises et batteries externes accessibles.
Installe l’accueil, la scène et les places assises avant l’ouverture des portes. Imprime la liste de présence, les badges et le déroulé en plusieurs exemplaires pour ne pas dépendre d’un seul poste.

Questions fréquentes

Comment organiser une conférence sur les relations ?: Commence 6 à 8 semaines avant la date avec le lieu, le programme et les intervenants. Ouvre ensuite les inscriptions, confirme le traiteur et termine par les vérifications techniques et l’installation de la salle.
Quand envoyer les invitations pour une conférence ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et le programme sont suffisamment stables. Prévois une relance 10 à 14 jours avant la conférence.
Quand confirmer définitivement le catering d’une conférence ?: Confirme le nombre de repas et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement. Garde une petite marge pour les dernières inscriptions ou annulations communiquées après la clôture.
Combien de temps prévoir pour installer la salle et tester la technique ?: Prévois au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables, les chaises, la scène, le projecteur et l’espace d’inscription. Ajoute 30 minutes si plusieurs microphones ou présentations doivent être testés.

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