Wat heb je nodig voor een relatieconferentie?

Een relatieconferentie vraagt om meer dan koffie, lunch en een presentatiescherm. Je hebt ook registratiebenodigdheden, naamkaartjes, betrouwbare presentatie-aansluitingen en voldoende servies nodig. Stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers, sprekers en medewerkers. Regel gekoelde producten en catering op tijd, en test projector, microfoons en kabels uiterlijk één dag vooraf. Zo voorkom je dat de ontvangst vertraagt of een spreker zonder werkende presentatie staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Spreektafel
Registratietafelaantal 2
Statafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
Voedselcontainersaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Flesopenersaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 90
Badgehoudersaantal 90
Tafelkleedensetsaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbordenaantal 3
Programmafoldersaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 5 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 10 stuks
- Plat water - 80 flessen
- Bruisend water - 60 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 72 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 10 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Bierkratten - 4 kratten
- IJsblokjes - 20 kilo
- Baguettes - 20 stuks
- Mini-croissants - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Aardbeienjam - 3 potten
- Kaasplakken - 3 kilo
- Ham - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Komkommer - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Notenmix - 3 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Borrelkaas - 3 kilo
- Mini-loempia's - 200 stuks
- Mini-quiches - 200 stuks
- Bitterballen - 250 stuks
- Mosterd - 2 flessen
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Gemengde sla - 8 kilo
- Komkommersalade - 4 kilo
- Tomatensalade - 4 kilo
- Pastasalade - 8 kilo
- Aardappelsalade - 8 kilo
- Stokbrood - 20 stuks
- Kruidenboter - 2 kilo
- Kipfilet - 8 kilo
- Vegetarische burgers - 20 stuks
- Runderstoofvlees - 10 kilo
- Aardappelkroketten - 8 kilo
- Gegrilde groenten - 6 kilo
- Rijst - 5 kilo
- Jus - 4 liter
- Vegetarische jus - 2 liter
- Zout - 500 gram
- Peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 10 bollen
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Vinaigrette - 3 flessen
- Tiramisu - 80 porties
- Fruitdessert - 20 porties
- Vegan chocolademousse - 10 porties
- Koekjes - 6 pakken
- Servetten - 300 stuks
- Papieren rietjes - 100 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Nitril handschoenen - 2 dozen
- Sponsjes - 6 stuks
- Theedoeken - 12 stuks

Tips

Reken voor koffie, thee en water op minimaal 3 drinkmomenten per deelnemer en houd waterglazen gedurende de hele dag beschikbaar. Bestel voor het eerste uur ongeveer 2 drankjes per persoon; dat voorkomt een lege koffietafel bij de start.
Neem per deelnemer minimaal 1 naamkaartje mee en druk de aanwezigheidslijst op papier af. Leg daarnaast ongeveer 10% extra naamkaartjes klaar voor last-minute aanmeldingen of gewijzigde gegevens.
Controleer voor elke presentatie welke aansluiting de laptop nodig heeft. Leg minstens 1 HDMI-kabel, 1 USB-C-adapter, 2 verlengkabels en 2 stekkerdozen klaar, zodat je niet tijdens de registratie nog moet zoeken.
Plan voor de techniek een testmoment van 60 tot 90 minuten vóór de ontvangst. Test projector, scherm, presentatieklikker, microfoons, luidsprekers en mengpaneel met de presentaties van alle sprekers.
Bestel servies op basis van het grootste eetmoment en voeg 10% reserve toe. Voor een conferentie met lunch en dessert betekent dat onder meer diner- en dessertborden, vorken, messen, lepels, koffiekopjes en koffielepels; bewaar koelwaren direct gekoeld.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een relatieconferentie?: Bestel per deelnemer minimaal 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 vork, 1 mes, 1 lepel en 1 koffiekopje. Voeg 10% reserve toe, dus voor 50 deelnemers reken je op 55 stuks per onderdeel.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een relatieconferentie?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voor 50 deelnemers en een programma van 4 uur komt dat neer op circa 250 drankjes, exclusief de catering tijdens de lunch.
Wanneer moet ik de techniek voor een relatieconferentie testen?: Test projector, scherm, laptop, microfoons, luidsprekers en presentaties uiterlijk 1 dag vooraf. Plan daarnaast op de conferentiedag een technische controle van 60 tot 90 minuten vóór de ontvangst.
Hoeveel extra naamkaartjes en printwerk moet ik meenemen?: Druk voor naamkaartjes en aanwezigheidslijsten ongeveer 10% extra af. Bij 80 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 88 naamkaartjes; neem ook een reservepen en blanco kaartjes mee voor wijzigingen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.