Qué necesitas para una conferencia de relaciones
Organizar una conferencia de relaciones exige comprar y llevar más que comida y bebidas. Además del mobiliario, necesitas prever la proyección, el sonido, las conexiones y todo lo necesario para recibir a los asistentes. Esta lista reúne los elementos del plan, desde vasos y tazas hasta cables, micrófonos y material para la sala. Comprueba las cantidades según el número de participantes y añade un margen antes de cerrar el pedido de catering.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesa de oradores
- Mesa de registrocant. 2
- Mesas altascant. 10
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Clic de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 3
- Baterías externascant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cucharonescant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Abridores de botellascant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Portabadgescant. 90
- Sets de mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles de bienvenidacant. 3
- Folletos del programacant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Bolígrafoscant. 100
- Carteles direccionalescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Juego de fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
- Café - 5 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 10 unidades
- Agua sin gas - 80 botellas
- Agua con gas - 60 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 72 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 10 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cajas de cerveza - 4 cajas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Baguettes - 20 unidades
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Lonchas de queso - 3 kilos
- Jamón - 2 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Pepino - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Queso para picar - 3 kilo
- Mini rollitos primavera - 200 unidades
- Mini quiches - 200 unidades
- Bitterballen - 250 piezas
- Mostaza - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Ensalada mixta - 8 kilos
- Ensalada de pepino - 4 kilos
- Ensalada de tomate - 4 kilos
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada de patata - 8 kilo
- Baguettes - 20 unidades
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Pechuga de pollo - 8 kilos
- Hamburguesas vegetarianas - 20 unidades
- Estofado de ternera - 10 kilo
- Croquetas de patata - 8 kilo
- Verduras a la parrilla - 6 kilos
- Arroz - 5 kilos
- Jus - 4 liter
- Jugo vegetariano - 2 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 10 cabezas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Vinagreta - 3 botellas
- Tiramisú - 80 porciones
- Postre de frutas - 20 porciones
- Mousse de chocolate vegana - 10 porciones
- Galletas - 6 paquetes
- Servilletas - 300 unidades
- Pajitas de papel - 100 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Guantes de nitrilo - 2 cajas
- Esponjas - 6 unidades
- Paños de cocina - 12 unidades
Consejos
- Calcula la vajilla para el número total de asistentes más un margen del 10 %: vasos para agua, copas de vino, tazas, platos y cubiertos suelen agotarse antes de lo previsto.
- Revisa la parte técnica al menos 48 horas antes. Comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, el clic de presentación, los cables HDMI y los adaptadores USB-C con el equipo que usarán los ponentes.
- Lleva un cable alargador y una regleta por cada zona técnica, y guarda al menos una batería externa de reserva. Así evitas depender de un único enchufe durante las presentaciones.
- Cuenta con un micrófono inalámbrico por persona que intervenga a la vez y añade soportes para micrófono. Prueba también los altavoces y la mesa de mezclas antes de que llegue el público.
- Compra o confirma los productos refrigerados como mínimo el día anterior y guárdalos en frío al recibirlos. Las mesas, sillas, percheros y mesas altas deben estar disponibles antes del montaje de la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué material técnico necesito para una conferencia de relaciones?
- Prepara un proyector, una pantalla, un portátil, un clic de presentación, micrófonos inalámbricos, altavoces, una mesa de mezclas y cables. Comprueba todo al menos 48 horas antes y lleva adaptadores USB-C, cables HDMI, alargadores y regletas de reserva.
- ¿Cuánta vajilla debo comprar para una conferencia?
- Calcula una unidad por asistente para platos, tenedores, cuchillos, cucharas y vasos, y añade un 10 % de margen. Para las tazas de café, cucharillas, copas de vino y platos de postre, usa el número de servicios previstos y suma también ese margen.
- ¿Cuándo debo encargar el catering y comprar los productos refrigerados?
- Confirma definitivamente el catering cuando se cierre el número de inscripciones y las preferencias dietéticas. Compra o recibe los productos refrigerados como mínimo 24 horas antes y mantenlos en frío hasta el servicio.
- ¿Cuándo tengo que preparar el mobiliario de la sala?
- Deja mesas, sillas, mesas altas, percheros, la mesa de registro y la mesa de oradores disponibles antes del montaje. Coloca el mobiliario y comprueba el suelo el mismo día, con al menos 2 horas de margen antes de la llegada de los asistentes.
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