Que faut-il prévoir pour une conférence sur les relations ?

Une conférence sur les relations demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut préparer l’accueil, le matériel des intervenants, la sonorisation, la projection et les repas sans oublier les petits éléments qui ralentissent l’installation. Cette liste couvre les achats et fournitures à réunir pour recevoir les participants dans de bonnes conditions. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et confirmez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Table de prise de parole
Table d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 10
Portantsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Batteries externesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs alimentairesqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Décapsuleursqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Porte-badgesqté 90
Sets de nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de bienvenueqté 3
Brochures du programmeqté 100
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 100
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Café - 5 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 10 pièces
- Eau plate - 80 bouteilles
- Eau gazeuse - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 10 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Casiers de bière - 4 casiers
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-croissants - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Confiture de fraises - 3 pots
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Concombre - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Fromage apéritif - 3 kilo
- Mini-nems - 200 pièces
- Mini-quiches - 200 pièces
- Bitterballen - 250 pièces
- Moutarde - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Salade mixte - 8 kilos
- Salade de concombre - 4 kilo
- Salade de tomates - 4 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Filet de poulet - 8 kilos
- Burgers végétariens - 20 pièces
- Boeuf à braiser - 10 kilo
- Croquettes de pommes de terre - 8 kilo
- Légumes grillés - 6 kilo
- Riz - 5 kilos
- Jus de viande - 4 litres
- Jus végétarien - 2 liter
- Sel - 500 grammes
- Poivre - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 10 têtes
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Vinaigrette - 3 bouteilles
- Tiramisu - 80 portions
- Dessert de fruits - 20 portions
- Mousse au chocolat vegan - 10 portions
- Biscuits - 6 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Gants en nitrile - 2 boîtes
- Éponges - 6 pièces
- Torchons - 12 pièces

Conseils

Prévoyez les badges nominatifs et la liste de présence au moins 2 jours avant l’ouverture des portes. Ajoutez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Pour la technique, comptez au minimum un câble HDMI, un adaptateur USB-C et une rallonge de secours par espace de présentation. Testez chaque ordinateur avec le projecteur et l’écran la veille.
Prévoyez environ 2 verres par participant pour une demi-journée, davantage si le catering comprend un repas. Gardez les verres à eau séparés des verres à vin pour accélérer le service.
Réservez une chaise pour chaque participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Cette réserve évite de réorganiser la salle lorsqu’un groupe arrive sans inscription préalable.
Stockez les produits frais au réfrigérateur dès leur livraison et vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant la conférence. Transmettez ensuite les quantités définitives au traiteur.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une conférence ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus une marge de 5 à 10 %. Pour 80 personnes, installez donc 84 à 88 chaises, puis gardez quelques sièges disponibles pour les intervenants et l’équipe d’accueil.
Combien de boissons acheter pour une conférence d’une demi-journée ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne sur les quatre premières heures, en incluant l’eau, le café et les autres boissons prévues. Pour 50 participants, cela représente 100 à 150 portions, avec une réserve de 10 % si la salle est chaude ou mal desservie.
Quand faut-il tester le projecteur et les microphones ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis un contrôle sur place 1 à 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les présentations, les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C et les batteries externes.
Quand commander définitivement le catering pour une conférence ?: Transmettez la commande définitive après la clôture des inscriptions et la collecte des besoins alimentaires, idéalement 3 à 5 jours avant la conférence. Gardez ensuite une marge de 5 % si le lieu et le budget le permettent.

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