Reiscongres organiseren: praktische checklist

Een reiscongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, aanmeldingen, vervoersinformatie, techniek, catering en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna naar publicatie, registratie en de congresdag toe. Plan de laatste week vooral voor controles: presentaties testen, dieetwensen verwerken, badges sorteren en contactgegevens klaarleggen. Deze checklist bundelt 82 taken en 71 spullen in een werkbare volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Congresdatum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers en moderators bevestigen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Programma online publiceren
Sprekersinformatie versturen
Presentaties en portretten verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Naambadges ontwerpen
Naambadges afdrukken
2 personen
Aanwezigheidslijst controleren
Cateringbestelling plaatsen
Technische presentatiebestanden testen
2 personen
Draaiboek en contactlijst afdrukken
Materialen en boodschappen inkopen
2 personen
Presentaties op back-up zetten
Badges en ontvangstpakketten sorteren
2 personen
Zaal schoon en leeg opleveren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podiumtafel en spreekgestoelte plaatsen
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons en luidsprekers aansluiten
2 personen
Presentatielaptop aansluiten
Presentaties en video's testen
2 personen
Verlichting en stroom controleren
2 personen
Wayfinding en zaalbordjes plaatsen
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dieetmaaltijden apart markeren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers technisch briefen
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen en registreren
3 personen
Badges en programma's uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Tijd en programma bewaken
Microfoons aan sprekers geven
Presentaties technisch bedienen
Vragen uit de zaal begeleiden
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel serveren
4 personen
Borrelhapjes bijvullen
2 personen
Tafels voor diner klaarzetten
4 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dinerbuffet bijvullen
2 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Laatste dranken bijvullen
2 personen
Afsluiting en bedankwoord begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Catering en keuken opruimen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Materialen tellen en verpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Deelnemersmails versturen
Presentaties digitaal naleveren
Facturen en bonnen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Barkrukkenaantal 8
Podiumtafel
Spreekgestoelte
Registratiebalieaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 160
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 160
Koffielepelsaantal 140
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 3
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schenkkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10
Buffetwarmersaantal 6
Aluminium serveerbakkenaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 18
Naamkaartstandaardsaantal 12
Vlaggen voor wereldregio'saantal 12
Tafelboekettenaantal 18
Achterwanddoek
Kleefstripsaantal 4
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Lanyardsaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Notitieblokkenaantal 150
Balpennenaantal 170
Tafelkaartjesaantal 30
Buffetkaartjesaantal 20
Servettenhoudersaantal 18
Drankdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Afvalzakhoudersaantal 8

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken voor het congres datum, programma, locatie, zaalindeling, sprekers en moderators vast. Zonder die gegevens kun je uitnodigingen, aanmeldingen en vervoersinformatie niet betrouwbaar publiceren.
Open het aanmeldformulier zodra het programma online staat en vraag direct naar dieetwensen en vervoersbehoeften. Controleer de aanwezigheidslijst 2 tot 3 dagen vooraf, zodat catering en badges aansluiten op het verwachte aantal deelnemers.
Verzamel presentaties en portretten uiterlijk 1 week vooraf en test elk bestand op de presentatielaptop. Zet de definitieve bestanden daarnaast op minimaal 2 USB-sticks en controleer HDMI-kabels, adapters, verlengkabels en stekkerdozen.
Richt registratie, podium en zaal niet pas bij aanvang in. Zet de registratiebalie, congresstoelen, tafels, podiumtafel, spreekgestoelte, projector en projectiescherm minimaal 90 minuten voor de eerste sessie klaar.
Druk draaiboek, contactlijst en naambadges uiterlijk de dag ervoor af en sorteer de badges per alfabet of registratienummer. Leg ontvangstpakketten, vervoersinformatie en powerbanks bij de registratiebalie klaar, zodat de ontvangst niet ophoopt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een reiscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Open de aanmeldingen zodra de basisinformatie vaststaat en reserveer de laatste week voor technische en organisatorische controles.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een reiscongres?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken voor het congres. Stuur 1 week vooraf een praktische update met programma, vervoersinformatie, locatie en eventuele dieetbevestiging.
Wanneer test ik de presentaties en techniek voor een congres?: Verzamel de presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf en test ze daarna op de presentatielaptop. Controleer op de congresdag opnieuw beeld, geluid, microfoons, beamer, projectiescherm en alle HDMI-adapters minimaal 90 minuten voor de start.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een reiscongres?: Plan minimaal 90 minuten voor registratiebalie, stoelen, tafels, podium, spreekgestoelte en projectie. Reken extra tijd als je ook catering, koffiezetapparaten, ontvangstpakketten of meerdere microfoons moet aansluiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.