Checklist para organizar un congreso de viajes

Organizar un congreso de viajes requiere coordinar contenidos, ponentes, asistentes y proveedores sin dejar los detalles técnicos para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que normalmente tendrás que resolverlo: fecha y programa, inscripciones, documentación, sala, catering y montaje. Incluye también los puntos que suelen olvidarse, como recoger las presentaciones, confirmar las preferencias dietéticas y probar todos los archivos antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa del congreso
2 personas
Confirmar ponentes y moderadores
2 personas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar el programa en línea
Enviar información de los ponentes
Recoger presentaciones y retratos
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información de transporte
Diseñar acreditaciones
Imprimir acreditaciones
2 personas
Comprobar la lista de asistencia
Realizar el pedido de catering
Probar archivos de presentación técnica
2 personas
Imprimir el plan de trabajo y la lista de contactos
Comprar materiales y provisiones
2 personas
Hacer copias de seguridad de las presentaciones
Ordenar acreditaciones y paquetes de bienvenida
2 personas
Dejar la sala limpia y vacía
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar la mesa del escenario y el atril
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos y altavoces
2 personas
Conectar el portátil de presentación
Probar presentaciones y vídeos
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Colocar la señalización y los carteles de sala
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Marcar por separado las comidas de dieta
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Informar técnicamente a los ponentes
2 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir y registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones y programas
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Vigilar el tiempo y el programa
Pasar los micrófonos a los ponentes
Gestionar técnicamente las presentaciones
Gestionar las preguntas del público
Preparar la pausa para el café
3 personas
Servir café y té
3 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir el cóctel de networking
4 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Preparar las mesas para la cena
4 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Rellenar el bufé de cena
2 personas
Retirar la vajilla usada
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Moderación del panel de debate
3 personas
Rellenar las últimas bebidas
2 personas
Coordinar el cierre y el discurso de agradecimiento
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Recoger el catering y la cocina
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Volver a colocar mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
Comprobar y limpiar los baños
2 personas
Contar y empaquetar el material
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Enviar correos a los participantes
Entregar las presentaciones en formato digital
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 140
Mesascant. 18
Taburetes de barcant. 8
Mesa del escenario
Atril
Mostrador de registrocant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 140
Platoscant. 160
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 160
Cucharillas de cafécant. 140
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Memorias USBcant. 3
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras de servircant. 8
Cucharonescant. 10
Calientaplatoscant. 6
Bandejas de servir de aluminiocant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 18
Soportes para tarjetas de nombrecant. 12
Banderas para las regiones del mundocant. 12
Ramos de mesacant. 18
Lienzo de fondo
Tiras adhesivascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Credencialescant. 150
Portabadgescant. 150
Lanyardscant. 150
Folletos del programacant. 150
Bloc de notascant. 150
Bolígrafoscant. 170
Tarjetas de mesacant. 30
Carteles del buffetcant. 20
Porta-servilletascant. 18
Dispensadores de bebidascant. 4
Papeleracant. 8
Compras

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Soportes para bolsas de basuracant. 8

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de abrir las inscripciones. Necesitarás esos datos para publicar horarios, enviar invitaciones y explicar cómo llegar al congreso.
Pide a cada ponente su presentación y su retrato con antelación, y guarda una copia de seguridad en una memoria USB. No dependas del portátil personal de un ponente el día del evento.
Define una fecha límite para las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de encargar el catering. Así podrás calcular las raciones y avisar al proveedor de cambios con tiempo.
Haz una prueba técnica de todos los archivos de presentación antes del congreso. Comprueba el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, los cables HDMI y los adaptadores.
Prepara las acreditaciones, los paquetes de bienvenida y la lista de asistencia antes del montaje. Reserva una zona clara para el mostrador de registro y coloca allí también la información de transporte.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de viajes?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar la fecha, reservar la sala, confirmar ponentes y publicar el programa. Deja al menos 2 semanas para cerrar inscripciones, catering, acreditaciones y documentación.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones de un congreso?: Abre el formulario cuando estén confirmados la fecha, la ubicación y el programa básico. Mantén las inscripciones abiertas durante 4 a 8 semanas y fija una fecha límite para recibir datos dietéticos y de contacto.
¿Qué hay que comprobar antes de un congreso?: Entre 1 y 3 días antes, prueba cada presentación en el portátil, el proyector y la pantalla que se usarán en la sala. Revisa también micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, adaptadores, regletas y copias de seguridad.
¿Cuándo se prepara la sala para un congreso?: Monta la sala el mismo día o la tarde anterior, según el acceso disponible. Coloca las sillas, mesas, atril, mesa del escenario, mostrador de registro y equipos técnicos, y deja tiempo para una prueba completa antes de la llegada de los asistentes.

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