Organiser un congrès de voyage : la checklist complète

Un congrès de voyage demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commencez par fixer la date et le déroulé, puis avancez vers les invitations, les besoins alimentaires et les supports de présentation. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier les badges, les fichiers techniques, la salle et les contacts. Cette checklist regroupe les 82 tâches et 71 éléments nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme du congrès
2 personnes
Confirmer les intervenants et les modérateurs
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le programme en ligne
Envoyer les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations et les portraits
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Créer les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des présences
Passer la commande traiteur
Tester les fichiers de présentation techniques
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Acheter le matériel et les courses
2 personnes
Sauvegarder les présentations
Trier les badges et les kits d'accueil
2 personnes
Restituer la salle propre et vide
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table de scène et le pupitre
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones et les haut-parleurs
2 personnes
Brancher l'ordinateur de présentation
Tester les présentations et les vidéos
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Installer la signalétique et les panneaux de salle
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Marquer séparément les repas spéciaux
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer techniquement les intervenants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir et enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges et les programmes
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Superviser le timing et le programme
Remettre les microphones aux intervenants
Gérer les présentations sur le plan technique
Animer les questions de la salle
Préparer la pause café
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
4 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
Dresser les tables pour le dîner
4 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer le débat
3 personnes
Ravitailler les dernières boissons
2 personnes
Animer la clôture et le mot de remerciement
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger le service traiteur et la cuisine
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter et emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Envoyer les e-mails aux participants
Remettre les présentations par voie numérique
Archiver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 140
Tablesqté 18
Tabourets de barqté 8
Table de scène
Pupitre
Comptoir d'inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 140
Assiettesqté 160
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 160
Cuillères à caféqté 140
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 3
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Carafesqté 8
Louchesqté 10
Chauffe-platsqté 6
Bacs de service en aluminiumqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 18
Présentoirs pour cartes nominativesqté 12
Drapeaux pour les régions du mondeqté 12
Bouquets de tableqté 18
Bâche de fond
Bandes adhésivesqté 4
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Catering

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Lanyardsqté 150
Brochures du programmeqté 150
Blocs-notesqté 150
Stylos à billeqté 170
Marque-placesqté 30
Cartons buffetqté 20
Porte-serviettesqté 18
Distributeurs de boissonsqté 4
Poubellesqté 8
Courses

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Balayette et pelleqté 2
Supports de sacs poubelleqté 8

Conseils

Verrouillez la date, le programme et les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 4 semaines pour recueillir les confirmations, les portraits et les présentations.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et imprimer les badges nominatifs. Une vérification finale de la liste des présences la veille évite les doublons à l’accueil.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur prévu, avec le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les adaptateurs. Faites ce contrôle au plus tard la veille, et sauvegardez tous les fichiers sur une clé USB.
Installez le comptoir d’inscription, les tables, les chaises, la table de scène et le pupitre avant l’arrivée des participants. Gardez les badges triés par ordre alphabétique et préparez les kits d’accueil séparément.
Prévoyez un exemplaire imprimé du déroulé et de la liste de contacts pour l’équipe. Après le congrès, vérifiez que la salle est vide et propre avant sa restitution, y compris autour de la régie et du traiteur.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un congrès de voyage ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès, avec la date, le lieu et un aperçu du programme. Gardez ensuite au moins 3 semaines pour les relances et les inscriptions.
Quand fermer les inscriptions à un congrès ?: Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement si le traiteur et les badges doivent être préparés. Conservez une petite marge pour corriger les informations et vérifier les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez 3 à 4 heures le jour même pour installer les tables, les chaises, l’accueil, la scène et le matériel audiovisuel. Ajoutez 30 minutes pour tester le son, la projection et les fichiers de présentation.
Que vérifier la veille d’un congrès de voyage ?: Contrôlez les présentations, les sauvegardes, les badges, la liste des présences, le déroulé imprimé et les coordonnées des intervenants. Faites aussi un dernier point avec le traiteur et vérifiez que les informations de transport ont bien été envoyées.

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