Reisekongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Reisekongress braucht früh abgestimmte Inhalte und am Veranstaltungstag klare Zuständigkeiten. Lege zuerst Datum, Programm, Ort und Raumaufteilung fest, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Danach folgen Referentenunterlagen, Teilnehmerdaten, Catering und technische Tests. Plane außerdem ausreichend Zeit für Namensschilder, Empfangspakete, Sitzordnung und den Aufbau von Registrierung, Podium und Präsentationstechnik ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Kongressdatum und Programm festlegen
2 Personen
Redner und Moderatoren bestätigen
2 Personen
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Programm online veröffentlichen
Referenteninformationen versenden
Präsentationen und Porträts sammeln
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Transportinformationen versenden
Namensschilder gestalten
Namensschilder drucken
2 Personen
Anwesenheitsliste kontrollieren
Cateringbestellung aufgeben
Technische Präsentationsdateien testen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste drucken
Materialien und Einkäufe besorgen
2 Personen
Präsentationen auf Backup sichern
Namensschilder und Empfangspakete sortieren
2 Personen
Halle sauber und leer übergeben
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Podiumstisch und Rednerpult aufstellen
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Mikrofone und Lautsprecher anschließen
2 Personen
Präsentationslaptop anschließen
Präsentationen und Videos testen
2 Personen
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
Wegweiser und Saalschilder anbringen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Referenten technisch briefen
2 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher empfangen und registrieren
3 Personen
Badges und Programme ausgeben
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Zeit und Programm im Blick behalten
Mikrofone an die Sprecher geben
Präsentationen technisch betreuen
Fragen aus dem Publikum moderieren
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Tische für das Abendessen bereitlegen
4 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Dinner-Buffet nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr abräumen
3 Personen
Abendprogramm ankündigen
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
Letzte Getränke nachfüllen
2 Personen
Abschluss und Dankeswort begleiten
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Catering und Küche aufräumen
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
Materialien zählen und verpacken
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Teilnehmer-E-Mails versenden
Präsentationen digital nachreichen
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 140
TischeAnz. 18
BarhockerAnz. 8
Podiumstisch
Rednerpult
RegistrierungsthekeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 140
TellerAnz. 160
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 160
KaffeelöffelAnz. 140
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
AusgießkannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 10
BuffetwärmerAnz. 6
Aluminium-ServierblecheAnz. 12

Dekoration

TischläuferAnz. 18
NamenskartenständerAnz. 12
Flaggen für WeltregionenAnz. 12
TischblumenAnz. 18
Rückwandtuch
KlebestreifenAnz. 4
KabelmattenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
LanyardsAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
NotizblöckeAnz. 150
KugelschreiberAnz. 170
TischkartenAnz. 30
Buffet-SchilderAnz. 20
ServiettenhalterAnz. 18
GetränkespenderAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Einkäufe

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MüllbeutelhalterAnz. 8

Tipps

Bestätige Referenten und Moderatoren mindestens 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress. Fordere Präsentationen und Porträts spätestens 14 Tage vorher an, damit fehlende Unterlagen nicht am Veranstaltungstag gesucht werden.
Öffne das Anmeldeformular nach der Programmfreigabe und prüfe die Anmeldungen mindestens zweimal pro Woche. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Kongress für die Cateringbestellung.
Teste jede Präsentationsdatei 2 bis 3 Tage vor Beginn auf dem Präsentationslaptop. Speichere zusätzlich eine Kopie auf mindestens zwei USB-Sticks und halte HDMI-Adapter sowie Verlängerungskabel bereit.
Drucke Namensschilder, Anwesenheitsliste, Ablaufplan und Kontaktliste am Vortag. Sortiere Namensschilder und Empfangspakete alphabetisch, damit die Registrierung pro Person höchstens 1 bis 2 Minuten dauert.
Plane den Aufbau der Registrierungstheke, des Podiumstischs, Rednerpults, Beamers und der Leinwand mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Prüfe anschließend Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und den Ton im gesamten Raum.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Reisekongress organisieren?: Beginne 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm, Ort und Raumaufteilung. Referenten sollten spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress bestätigt sein.
Wann müssen die Einladungen für einen Reisekongress verschickt werden?: Verschicke die Einladungen idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Öffne das Anmeldeformular gleichzeitig oder spätestens innerhalb von 3 Tagen danach.
Wann sollte das Catering für einen Reisekongress bestellt werden?: Gib die Cateringbestellung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Kongress auf, sobald die Zahl der Angemeldeten und die Ernährungswünsche feststehen. Plane eine letzte Teilnehmerprüfung 2 bis 3 Tage vorher ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Reisekongress?: Rechne mit mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Registrierung, Podium, Beamer, Leinwand und Tonanlage. Bei mehreren Sälen oder umfangreicher Technik solltest du 3 bis 4 Stunden einplanen.

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