Wat heb je nodig voor een reiscongres?

Voor een reiscongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. De registratiebalie, presentaties, microfoons, catering en ontvangstmaterialen moeten tegelijk klaarstaan. Stem servies en drankvoorziening af op het verwachte aantal deelnemers en reserveer techniek met voldoende aansluitingen. Gebruik deze boodschappenlijst als controle voordat je bestelt of spullen ophaalt, zodat je niet op de congresdag nog kabels, adapters of badges moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Barkrukkenaantal 8
Podiumtafel
Spreekgestoelte
Registratiebalieaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 160
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 160
Koffielepelsaantal 140
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 3
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schenkkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10
Buffetwarmersaantal 6
Aluminium serveerbakkenaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 18
Naamkaartstandaardsaantal 12
Vlaggen voor wereldregio'saantal 12
Tafelboekettenaantal 18
Achterwanddoek
Kleefstripsaantal 4
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Lanyardsaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Notitieblokkenaantal 150
Balpennenaantal 170
Tafelkaartjesaantal 30
Buffetkaartjesaantal 20
Servettenhoudersaantal 18
Drankdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Boodschappen
- Koffiebonen - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Cacaopoeder - 2 pakken
- Halfvolle melk - 18 liter
- Havermelk - 8 liter
- Lactosevrije melk - 4 liter
- Suikersticks - 500 stuks
- Zoetjes - 300 stuks
- Honing - 2 potten
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Bruisend mineraalwater - 24 flessen
- Plat mineraalwater - 36 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 6 kratten
- Licht bier - 6 kratten
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Citroenen - 5 kilo
- Limoenen - 3 kilo
- Munt - 10 bosjes
- IJsblokjes - 25 kilo
- Mini-croissants - 180 stuks
- Mini-muffins - 180 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Aardbeienjam - 3 potten
- Kaasplakken - 3 kilo
- Hamplakken - 3 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Volkorenbrood - 12 broden
- Meergranenbrood - 12 broden
- Glutenvrij brood - 4 broden
- Komkommers - 5 kilo
- Cherrytomaten - 5 kilo
- Paprika's - 4 kilo
- Rucola - 1,5 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Peren - 5 kilo
- Yoghurt - 10 kilo
- Granola - 4 kilo
- Notenmix - 3 kilo
- Rozijnen - 2 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Olijven - 4 potten
- Gemengde noten - 4 kilo
- Kaaskoekjes - 8 pakken
- Rijst - 8 kilo
- Pasta - 10 kilo
- Kipfilet - 14 kilo
- Vegetarische kipstukjes - 8 kilo
- Tofu - 5 kilo
- Tomatensaus - 8 liter
- Groentebouillon - 2 kilo
- Kokosmelk - 8 liter
- Wokgroenten - 18 kilo
- Gemengde salade - 12 kilo
- Komkommersalade - 6 kilo
- Broodjes - 160 stuks
- Knoflooksaus - 3 liter
- Yoghurtdressing - 3 liter
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Vegan mayonaise - 2 liter
- Dessertkoekjes - 180 stuks
- Chocolademousse - 12 liter
- Vers fruit voor dessert - 10 kilo
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 4 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Vuilniszakken restafval - 80 stuks
- Vuilniszakken papier - 30 stuks
- Vuilniszakken glas - 20 stuks
- Nitril handschoenen - 100 stuks
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Koffiefilters - 300 stuks
- Houten roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Afvalzakhoudersaantal 8

Tips

Reken voor iedere deelnemer op een naambadge en neem een kleine reserve mee voor last-minute inschrijvingen of typefouten. Sorteer de badges vooraf op alfabet of deelnemersnummer, zodat de registratiebalie niet opstopt.
Test de presentatielaptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en adapters uiterlijk één werkdag vooraf met de echte presentatiebestanden. Zet alle presentaties daarnaast op minimaal één USB-stick als back-up.
Plan per microfoon een vrije aansluiting op het mengpaneel en controleer of de luidsprekers de hele zaal bereiken. Leg verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw klaar; die worden vaak pas gemist wanneer tafels en stoelen al staan.
Stem koffiekopjes, waterglazen, borden, dessertbordjes en besteksets af op het aantal gasten per servicemoment, niet alleen op het totale deelnemersaantal. Voor een congres met meerdere pauzes is een extra set servies praktisch wanneer afwas tussendoor niet kan.
Leg vervoersinformatie, dieetwensen, het programma en de contactlijst klaar bij de registratiebalie. Print draaiboek en contactlijst op de ochtend vóór het congres en bewaar digitale kopieën op de presentatielaptop en een USB-stick.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een reiscongres?: Reken naast congresstoelen, tafels en een registratiebalie op een beamer, projectiescherm, presentatielaptop, microfoons, luidsprekers, HDMI-kabels, adapters, verlengkabels en stekkerdozen. Voor ontvangst en catering heb je onder meer badges, koffie- en waterservies, borden, bestek en serveermaterialen nodig.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een reiscongres?: Voor een congresopstelling heb je minimaal één stoel per aangemelde deelnemer nodig. Bestel of reserveer daarnaast ongeveer 5 tot 10 procent extra stoelen voor sprekers, medewerkers en onverwachte aanwezigen.
Wanneer moet ik de techniek voor een congres regelen?: Reserveer beamer, scherm, microfoons en geluidsinstallatie zodra locatie en programma vaststaan, bij voorkeur minstens 2 tot 4 weken vooraf. Test alle apparatuur en presentatiebestanden uiterlijk één werkdag voor aanvang.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een reiscongres?: Gebruik het aantal deelnemers per eet- of drinkmoment als basis en tel bij drukke pauzes ongeveer 10 procent reserve. Voor koffie en water heb je per deelnemer minimaal één kopje en glas per ronde nodig; bij meerdere rondes zijn extra sets nodig als tussendoor afwassen niet mogelijk is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.