Que faut-il prévoir pour un congrès de voyage ?

Un congrès de voyage demande plus qu’une salle et un programme : il faut équiper l’accueil, la scène, les pauses et les espaces de circulation. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle et le matériel audiovisuel à acheter ou à réserver. Prévoyez aussi les supports pratiques pour les intervenants et les participants, notamment les badges, les présentations sauvegardées et les informations de transport. Les quantités dépendent surtout du nombre d’inscrits et du format des repas.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 140
Tablesqté 18
Tabourets de barqté 8
Table de scène
Pupitre
Comptoir d'inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 140
Assiettesqté 160
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 160
Cuillères à caféqté 140
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 3
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Carafesqté 8
Louchesqté 10
Chauffe-platsqté 6
Bacs de service en aluminiumqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 18
Présentoirs pour cartes nominativesqté 12
Drapeaux pour les régions du mondeqté 12
Bouquets de tableqté 18
Bâche de fond
Bandes adhésivesqté 4
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Catering

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Lanyardsqté 150
Brochures du programmeqté 150
Blocs-notesqté 150
Stylos à billeqté 170
Marque-placesqté 30
Cartons buffetqté 20
Porte-serviettesqté 18
Distributeurs de boissonsqté 4
Poubellesqté 8
Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Lait demi-écrémé - 18 litre
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait sans lactose - 4 litres
- Bâtonnets de sucre - 500 pièces
- Édulcorants - 300 pièces
- Miel - 2 pots
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Bière légère - 6 caisses
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Citrons - 5 kilos
- Limes - 3 kilo
- Menthe - 10 bottes
- Glaçons - 25 kilo
- Mini-croissants - 180 pièces
- Mini muffins - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Confiture de fraises - 3 pots
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Tranches de jambon - 3 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Pain complet - 12 pains
- Pain multicéréales - 12 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Concombres - 5 kilos
- Tomates cerises - 5 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Roquette - 1,5 kilo
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Poires - 5 kilos
- Yaourt - 10 kilo
- Granola - 4 kilos
- Mélange de noix - 3 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Noix mélangées - 4 kilos
- Biscuits au fromage - 8 paquets
- Riz - 8 kilos
- Pâtes - 10 kilos
- Filet de poulet - 14 kilo
- Émincés de poulet végétariens - 8 kilo
- Tofu - 5 kilos
- Sauce tomate - 8 litres
- Bouillon de légumes - 2 kilo
- Lait de coco - 8 litres
- Légumes pour wok - 18 kilos
- Salade composée - 12 kilos
- Salade de concombre - 6 kilo
- Sandwichs - 160 pièces
- Sauce à l’ail - 3 litres
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Mayonnaise vegan - 2 litres
- Biscuits de dessert - 180 pièces
- Mousse au chocolat - 12 litres
- Fruits frais pour le dessert - 10 kilo
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Sacs poubelle pour déchets résiduels - 80 pièces
- Sacs poubelle papier - 30 pièces
- Sacs-poubelle pour verre - 20 pièces
- Gants en nitrile - 100 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Filtres à café - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Balayette et pelleqté 2
Supports de sacs poubelleqté 8

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant, intervenant, modérateur et membre de l’équipe, puis imprimez environ 5 % de badges vierges en réserve pour les inscriptions de dernière minute.
Pour une salle de conférences, comptez une chaise par personne inscrite et ajoutez 5 à 10 % de places si les inscriptions ne sont pas closes. Gardez quelques chaises libres pour les intervenants et l’équipe technique.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les câbles HDMI au moins 24 heures avant l’ouverture. Préparez deux adaptateurs HDMI différents si plusieurs ordinateurs doivent se connecter.
Prévoyez une multiprise et une rallonge par zone technique, puis ajoutez une batterie externe par membre de l’équipe d’accueil ou de coordination. Évitez de faire passer les câbles dans les zones de circulation sans protection.
Pour la pause café, comptez au minimum une tasse, un verre à eau et une assiette par personne, avec 10 % de vaisselle supplémentaire. Les pinces de service et les plateaux sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’installation du buffet.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour un congrès de voyage ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 200 inscrits, cela représente donc 210 à 220 chaises, sans compter les sièges réservés aux intervenants si la configuration les sépare du public.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour un congrès ?: Prévoyez au minimum un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur de présentation, des microphones sans fil, des pieds de micro, des haut-parleurs, une table de mixage, des câbles HDMI et des adaptateurs. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant le début du congrès et sauvegardez les présentations sur deux clés USB.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une pause café ?: Comptez une tasse, un verre à eau et une assiette par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 100 participants, prévoyez donc environ 110 tasses, 110 verres et 110 assiettes, avec les cuillères à café et les plateaux de service correspondants.
Quand acheter ou réserver le matériel du congrès ?: Réservez le mobilier, le matériel audiovisuel et les machines à café au moins 4 semaines avant la date du congrès. Finalisez les quantités de vaisselle, de badges et de kits d’accueil 7 à 10 jours avant, après la mise à jour des inscriptions et des besoins alimentaires.

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