Lista de compras para organizar un congreso de viajes
Un congreso de viajes necesita más que una sala y un programa. Esta lista reúne el material para recibir a los asistentes, montar el escenario, gestionar las presentaciones y atender las pausas de café. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade unidades de reserva para los elementos que pueden fallar o agotarse. Revisa especialmente cables, adaptadores, micrófonos, acreditaciones y consumibles antes del día del congreso.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 140
- Mesascant. 18
- Taburetes de barcant. 8
- Mesa del escenario
- Atril
- Mostrador de registrocant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 140
- Vasos para aguacant. 180
- Copas de vinocant. 140
- Platoscant. 160
- Platos de postrecant. 150
- Cubiertoscant. 160
- Cucharillas de cafécant. 140
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Memorias USBcant. 3
- Baterías externascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Jarras de servircant. 8
- Cucharonescant. 10
- Calientaplatoscant. 6
- Bandejas de servir de aluminiocant. 12
Decoración
- Manteles runnerscant. 18
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 12
- Banderas para las regiones del mundocant. 12
- Ramos de mesacant. 18
- Lienzo de fondo
- Tiras adhesivascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 10
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Baterías de repuestocant. 24
Catering
- Credencialescant. 150
- Portabadgescant. 150
- Lanyardscant. 150
- Folletos del programacant. 150
- Bloc de notascant. 150
- Bolígrafoscant. 170
- Tarjetas de mesacant. 30
- Carteles del buffetcant. 20
- Porta-servilletascant. 18
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Papeleracant. 8
- Compras
- Granos de café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Cacao en polvo - 2 paquetes
- Leche semidesnatada - 18 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche sin lactosa - 4 litros
- Palitos de azúcar - 500 unidades
- Edulcorantes - 300 unidades
- Miel - 2 tarros
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Agua mineral sin gas - 36 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 6 cajas
- Cerveza ligera - 6 cajas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Limones - 5 kilos
- Limas - 3 kilo
- Menta - 10 ramos
- Cubitos de hielo - 25 kilo
- Mini croissants - 180 unidades
- Mini muffins - 180 stuks
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Lonchas de queso - 3 kilos
- Lonchas de jamón - 3 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Pan integral - 12 panes
- Pan multicereal - 12 panes
- Pan sin gluten - 4 barras
- Pepinos - 5 kilos
- Tomates cherry - 5 kilo
- Pimientos - 4 kilos
- Rúcula - 1,5 kilo
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Peras - 5 kilo
- Yogur - 10 kilos
- Granola - 4 kilo
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Pasas - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Galletas de queso - 8 paquetes
- Arroz - 8 kilos
- Pasta - 10 kilos
- Pechuga de pollo - 14 kilo
- Trozos de pollo vegano - 8 kilo
- Tofu - 5 kilos
- Salsa de tomate - 8 litros
- Caldo de verduras - 2 kilo
- Leche de coco - 8 litros
- Verduras para wok - 18 kilo
- Ensalada mixta - 12 kilos
- Ensalada de pepino - 6 kilo
- Bocadillos - 160 unidades
- Salsa de ajo - 3 litros
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Mayonesa vegana - 2 litros
- Galletas de postre - 180 unidades
- Mousse de chocolate - 12 litros
- Fruta fresca para postre - 10 kilo
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Bolsas de basura para residuos mezclados - 80 unidades
- Bolsas de basura de papel - 30 unidades
- Bolsas de basura para vidrio - 20 unidades
- Guantes de nitrilo - 100 unidades
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Filtros de café - 300 unidades
- Palitos de madera para remover - 300 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
- Guantes de gomacant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
Consejos
- Prepara una acreditación por asistente, ponente, moderador y miembro del equipo, y añade entre un 5 % y un 10 % extra para registros de última hora o errores de impresión.
- Lleva al menos un cable HDMI y un adaptador compatible de reserva por cada sala con presentaciones. Guarda también una copia de todos los archivos en dos memorias USB distintas.
- Calcula una silla por persona sentada y reserva entre 5 y 10 sillas adicionales para cambios de última hora. Para el escenario, comprueba antes que la mesa, el atril y los soportes de micrófono caben en la distribución prevista.
- Para una pausa de café de 30 minutos, calcula aproximadamente una taza y un vaso por persona, más un 10 % de margen. Las cucharillas, pinzas, bandejas y vasos suelen olvidarse aunque el café ya esté contratado.
- Compra o reserva baterías externas, regletas y alargadores antes de cerrar el montaje. Como referencia, deja al menos una regleta por cada mesa de apoyo y un alargador adicional para registro o escenario.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas acreditaciones necesito para un congreso de viajes?
- Prepara una acreditación para cada persona inscrita, ponente, moderador y miembro del equipo. Añade entre un 5 % y un 10 % extra para sustituciones, errores y registros de última hora.
- ¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por asistente?
- Para una pausa de café de 30 minutos, calcula una taza y un vaso por persona, con un margen adicional del 10 %. Si habrá varias pausas o servicio de bebidas durante toda la jornada, prevé entre dos y tres unidades por persona o un sistema de reposición y lavado.
- ¿Qué equipo de presentación debo llevar a un congreso?
- Como mínimo, lleva un proyector, una pantalla, un portátil de presentación, micrófonos inalámbricos, altavoces, una mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Guarda además una copia de las presentaciones en dos memorias USB y prueba los archivos antes del montaje.
- ¿Cuándo debo comprar el material del congreso?
- Cierra el pedido de mobiliario, vajilla y equipos al menos una semana antes del congreso. Comprueba acreditaciones, cables, adaptadores y archivos entre 24 y 48 horas antes, cuando todavía hay tiempo para sustituir lo que falte.
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