Was du für einen Reisekongress brauchst

Für einen Reisekongress brauchst du mehr als Bestuhlung und einen Beamer. Plane Technik für Präsentationen, Empfangsmaterial, Getränke- und Kaffeegeschirr sowie eine klare Ausstattung für Bühne und Registrierung ein. Besonders häufig fehlen passende HDMI-Adapter, Ersatzkabel und Namensschilder kurz vor Beginn. Diese Einkaufs- und Packliste bündelt die benötigten Dinge, damit Aufbau, Vorträge und Pausen ohne improvisierte Lösungen funktionieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 140
TischeAnz. 18
BarhockerAnz. 8
Podiumstisch
Rednerpult
RegistrierungsthekeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 140
TellerAnz. 160
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 160
KaffeelöffelAnz. 140
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
AusgießkannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 10
BuffetwärmerAnz. 6
Aluminium-ServierblecheAnz. 12

Dekoration

TischläuferAnz. 18
NamenskartenständerAnz. 12
Flaggen für WeltregionenAnz. 12
TischblumenAnz. 18
Rückwandtuch
KlebestreifenAnz. 4
KabelmattenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
LanyardsAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
NotizblöckeAnz. 150
KugelschreiberAnz. 170
TischkartenAnz. 30
Buffet-SchilderAnz. 20
ServiettenhalterAnz. 18
GetränkespenderAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Kakaopulver - 2 Packungen
- Halbfette Milch - 18 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Laktosefreie Milch - 4 Liter
- Zuckersticks - 500 Stück
- Süßstoff - 300 Stück
- Honig - 2 Gläser
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 24 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 36 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 6 Kästen
- Leichtbier - 6 Kisten
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Zitronen - 5 Kilo
- Limetten - 3 Kilo
- Minze - 10 Bund
- Eiswürfel - 25 Kilo
- Mini-Croissants - 180 Stück
- Mini-Muffins - 180 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Erdbeermarmelade - 3 Gläser
- Käsescheiben - 3 kilo
- Schinkenscheiben - 3 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mehrkornbrot - 12 Brote
- Glutenfreies Brot - 4 Brote
- Gurken - 5 Kilo
- Cherrytomaten - 5 Kilo
- Paprika - 4 Kilo
- Rucola - 1,5 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Birnen - 5 Kilo
- Joghurt - 10 Kilo
- Granola - 4 Kilo
- Nussmix - 3 Kilo
- Rosinen - 2 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Käsecracker - 8 Packungen
- Reis - 8 Kilo
- Pasta - 10 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 14 Kilo
- Vegetarische Hähnchenstücke - 8 Kilo
- Tofu - 5 Kilo
- Tomatensauce - 8 liter
- Gemüsebouillon - 2 Kilo
- Kokosmilch - 8 Liter
- Wokgemüse - 18 Kilo
- Gemischter Salat - 12 Kilo
- Gurkensalat - 6 Kilo
- Brötchen - 160 Stück
- Knoblauchsauce - 3 Liter
- Joghurtdressing - 3 Liter
- Olivenöl - 3 Liter
- Balsamicoessig - 2 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Currypulver - 250 gram
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Vegane Mayonnaise - 2 Liter
- Dessertkekse - 180 Stück
- Schokoladenmousse - 12 Liter
- Frisches Obst für Dessert - 10 kilo
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Spülmaschinentabs - 100 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 4 Flaschen
- Toilettenreiniger - 4 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Müllsäcke Restmüll - 80 Stück
- Papiersäcke für Müll - 30 Stück
- Müllsäcke Glas - 20 Stück
- Nitrilhandschuhe - 100 Stück
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Kaffeefilter - 300 Stück
- Holzrührstäbchen - 300 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MüllbeutelhalterAnz. 8

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Kongressstuhl ein und ergänze etwa 5 bis 10 Prozent Reserve für kurzfristige Änderungen oder zusätzliches Personal.
Halte für den Empfang mindestens ein Namensschild pro Teilnehmer sowie einige leere Ersatzschilder bereit. Sortiere die Empfangspakete vor dem Einlass alphabetisch oder nach Anmeldeliste.
Teste Präsentationslaptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege mindestens 2 USB-Sticks mit einer Sicherung der Präsentationen an.
Rechne bei einer Kaffeepause mit mindestens einer Kaffeetasse und einem Wasserglas pro Person, plus etwa 10 Prozent Reserve. Kaffeelöffel, Servierschalen und Servierzangen werden dabei leicht vergessen.
Packe pro Präsentationsplatz mindestens einen passenden HDMI-Adapter und ein Verlängerungskabel ein. Nimm außerdem Powerbanks für den Empfang und geladene Geräte mit, statt erst vor Ort nach Steckdosen zu suchen.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für einen Reisekongress?: Plane einen Stuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 Teilnehmenden solltest du also etwa 105 bis 110 Kongressstühle vorsehen.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Kaffeepause?: Rechne pro Person mit einer Kaffeetasse, einem Wasserglas und einem Kaffeelöffel. Bestelle zusätzlich rund 10 Prozent Reserve, also bei 100 Gästen etwa 110 Stück je benötigter Geschirrart.
Welche Technik muss ich für einen Reisekongress einpacken?: Für Präsentationen gehören Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, passende HDMI-Adapter und Verlängerungskabel dazu. Für Ton brauchst du Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und ein Mischpult; sichere die Dateien auf mindestens 2 USB-Sticks.
Wann sollte ich die Präsentationstechnik testen?: Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und prüfe sie am Veranstaltungstag nochmals vor dem Einlass. Plane dafür mindestens 60 Minuten ein, besonders wenn mehrere Referenten eigene Dateien mitbringen.

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