Recyclingbeurs organiseren: checklist en planning

Een recyclingbeurs vraagt om meer dan tafels en exposanten. Je moet bezoekers en deelnemers op tijd informeren, de standindeling logisch maken en workshops zo plannen dat ze elkaar niet hinderen. Begin met de locatie, datum en openingstijden en werk daarna toe naar aanmeldingen, programma en bewegwijzering. In de laatste dagen controleer je techniek, voorraad, dranken en workshopmaterialen. Deze checklist helpt je de 75 voorbereidingen in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en openingstijden vastleggen
Exposanten benaderen
2 personen
Aanmeldingen exposanten verwerken
Standindeling maken
2 personen
Programma voor bezoekers maken
2 personen
Workshopgevers vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen bezoekers verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanteninformatie versturen
Workshopinschrijvingen verwerken
Plattegrond afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering afdrukken
Exposanten bevestigen
Techniek testen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Workshopmaterialen klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ontvangst exposanten inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Exposantenstands opbouwen
8 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Recyclingbakken plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Workshopruimtes inrichten
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Teambriefing houden
4 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Exposantenstands bemannen
16 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Workshopmaterialen uitdelen
2 personen
Recyclingworkshops begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Fotoregistratie maken
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten laten afbouwen
4 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Catering afsluiten
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Afval gescheiden afvoeren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Exposantenbedankingen versturen
Foto's archiveren
Bezoekersfeedback verzamelen
Afvalverwerking controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 4
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Klapbankenaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 24
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadbare batterijenaantal 16
Powerbanksaantal 4
Kabelhaspelsaantal 3

Verlichting

Ledwerklampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Expositorpanelenaantal 24
Posterpresentatiebordenaantal 12
Informatiepostersaantal 20
Richtingsbordenaantal 16
Programmapostersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 30
Kleefstripsaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Papieren vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalscheidingsbakkenaantal 12
Afvalbakken met dekselaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofblikkenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Workshopmateriaal

Werkmattenaantal 12
Schortenaantal 20
Veiligheidsbrillenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 30
Scharenaantal 20
Knutselmessenaantal 12
Snijmattenaantal 12
Linialenaantal 12
Lijmpistolenaantal 8
Papierbakkenaantal 12
Herbruikbaar knutselmateriaalaantal 6
Werktafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de exposantenlijst grotendeels compleet is. Reserveer per deelnemer een vaste plek en controleer of looproutes, workshopruimtes en ontvangstbalie vrij blijven.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin openingstijd voor deelnemers, laad- en losafspraken, hun standplek, programma-informatie en wat zij zelf moeten meenemen.
Plan workshops met minimaal 15 minuten wisseltijd tussen twee sessies. Zo kun je deelnemers opvangen, materialen aanvullen en een ruimte opnieuw klaarzetten zonder uitloop.
Test projectoren, laptops, speakers en draadloze microfoons minstens 1 dag vooraf op de echte locatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en opgeladen batterijen per ruimte klaar.
Maak de bewegwijzering zichtbaar vanaf de ingang én op kruispunten in het gebouw. Hang plattegronden, richtingsborden en programmaposters op voordat bezoekers arriveren; tijdens de ontvangst is daar weinig tijd voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een recyclingbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, leg datum en openingstijden vast en benader exposanten. Plan de definitieve standindeling en het bezoekersprogramma uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een recyclingbeurs?: Reken voor een kleine tot middelgrote beurs op minimaal 2 uur opbouwtijd. Zet meubels, expositorpanelen en bewegwijzering eerst neer, test daarna de techniek en richt als laatste de ontvangst en workshopruimtes in.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een recyclingbeurs versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Stuur een herinnering 7 tot 10 dagen voor de beurs en verwerk dieetwensen, bezoekersaanmeldingen en workshopinschrijvingen voordat je de definitieve aantallen doorgeeft.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een recyclingbeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koop de voorraad uiterlijk 1 dag vooraf, zodat je dranken kunt koelen en op de dag zelf niet hoeft bij te vullen tijdens de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.