Checklist pour organiser un Salon du recyclage

Un Salon du recyclage demande de coordonner les exposants, les visiteurs et les ateliers dans un même espace. Commencez par réserver le lieu, fixer les horaires et contacter les exposants, puis construisez le programme et le plan des stands. Les dernières semaines servent aux inscriptions, à la signalétique et aux tests techniques. La veille et le jour même, vérifiez surtout l’accueil, le matériel d’atelier, les boissons et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires d'ouverture
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions des exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Créer le programme des visiteurs
2 personnes
Confirmer les animateurs d’atelier
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux exposants
Traiter les inscriptions aux ateliers
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Impression de la signalétique
Confirmer les exposants
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel d'atelier
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager l’accueil des exposants
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les stands des exposants
8 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Installer des bacs de recyclage
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Assurer la présence sur les stands des exposants
16 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Distribuer le matériel d’atelier
2 personnes
Animer les ateliers de recyclage
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réaliser la couverture photo
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Démonter les stands des exposants
4 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer les remerciements aux exposants
Archiver les photos
Recueillir les retours des visiteurs
Vérifier le traitement des déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Bancs pliantsqté 4
Porte-manteauxqté 3
Nappesqté 24
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 12
Piles rechargeablesqté 16
Batteries externesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 3

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Panneaux d’expositionqté 24
Panneaux de présentation de postersqté 12
Affiches d'informationqté 20
Panneaux directionnelsqté 16
Affiches du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 30
Bandes adhésivesqté 6
Serre-câblesqté 100
Guirlandes en papierqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à café réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 12
Poubelles avec couvercleqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Pelles à poussièreqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Matériel d'atelier

Tapis de travailqté 12
Tabliersqté 20
Lunettes de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 30
Ciseauxqté 20
Couteaux de bricolageqté 12
Tapis de découpeqté 12
Règlesqté 12
Pistolets à colleqté 8
Corbeilles à papierqté 12
Matériel de bricolage réutilisableqté 6
Lampes de bureauqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et fixez les horaires avant de lancer les invitations : les exposants doivent connaître la durée d’installation et l’heure d’ouverture au public.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis envoyez aux exposants un dossier avec le plan des stands, les horaires et les consignes d’accès au moins 7 jours avant le salon.
Ne gardez pas l’impression du plan, des badges, des affiches du programme et des panneaux directionnels pour la veille : prévoyez-les 3 à 5 jours avant pour corriger une erreur ou un changement de stand.
Testez les projecteurs, écrans, ordinateurs, enceintes et microphones avec les rallonges et multiprises réellement utilisées. Faites ce test au moins 2 heures avant l’ouverture des ateliers.
Ouvrez le lieu assez tôt pour aménager l’accueil des exposants, installer les comptoirs, tables et chaises, poser la signalétique et refroidir les boissons avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon du recyclage ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, fixez les horaires et contactez les exposants, puis gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, le programme et la signalétique.
Que faut-il prévoir pour les exposants d’un Salon du recyclage ?: Préparez un plan de stand, les horaires d’installation, les badges nominatifs et les informations pratiques. Envoyez ces éléments au moins 7 jours avant l’événement et confirmez chaque exposant dans la dernière semaine.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le salon ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture au public. Ce créneau permet d’aménager l’accueil, les tables et comptoirs, la signalétique, le matériel d’atelier et les équipements techniques.
Quand tester le matériel technique pour les ateliers ?: Faites un premier test la veille et un contrôle final au moins 2 heures avant le début. Vérifiez chaque projecteur, écran, ordinateur, enceinte, microphone, rallonge et multiprise avec les animateurs concernés.

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