Checklist para organizar una feria de reciclaje

Organizar una feria de reciclaje requiere coordinar expositores, puestos, talleres y visitantes sin dejar los detalles para el último día. Esta checklist reúne 75 tareas y 66 materiales para seguir el evento desde la reserva del lugar hasta la apertura. Trabaja por fases: primero fija fecha y espacio, después confirma participantes y programa, y termina con técnica, señalización y recepción. Así sabrás qué debe estar listo y cuándo comprobarlo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y el horario
Contactar a los expositores
2 personas
Gestionar las inscripciones de expositores
Hacer el plano de puestos
2 personas
Crear el programa para los visitantes
2 personas
Fijar a los responsables de los talleres
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los expositores
Gestionar las inscripciones del taller
Imprimir el plano
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la señalización
Confirmar expositores
Probar la técnica
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el material del taller
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Preparar la recepción de los expositores
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar los stands de expositores
8 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Colgar señalización
3 personas
Colocar contenedores de reciclaje
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar las salas del taller
3 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Hacer briefing al equipo
4 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Atender los stands de expositores
16 personas
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Repartir materiales del taller
2 personas
Guiar los talleres de reciclaje
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
Controlar los flujos de residuos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Hacer registro fotográfico
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar catering
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Retirar los residuos por separado
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la zona de catering
3 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Enviar agradecimientos a los expositores
Archivar fotos
Recopilar comentarios de los visitantes
Controlar la gestión de residuos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 4
Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Bancos plegablescant. 4
Percheroscant. 3
Mantelescant. 24
Postes separadorescant. 12

Equipo

Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 12
Baterías recargablescant. 16
Baterías externascant. 4
Enrollacablescant. 3

Iluminación

Lámparas LED de trabajocant. 8
Iluminación ambientalcant. 6

Decoración

Paneles de exposicióncant. 24
Paneles para presentaciones de pósterescant. 12
Carteles informativoscant. 20
Señales direccionalescant. 16
Pósteres del programacant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 30
Tiras adhesivascant. 6
Bridascant. 100
Guirnaldas de papelcant. 8
Pizarrascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de café reutilizablescant. 80
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 180
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de cocinacant. 4
Bandejas de comidacant. 12

Limpieza

Contenedores de separación de residuoscant. 12
Papelera con tapacant. 6
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedores de polvocant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Material del taller

Alfombrillas de trabajocant. 12
Delantalescant. 20
Gafas de seguridadcant. 20
Guantes de trabajocant. 30
Tijerascant. 20
Cuchillos de manualidadescant. 12
Tapetes de cortecant. 12
Reglascant. 12
Pistolas de pegamentocant. 8
Papelerascant. 12
Material de manualidades reutilizablecant. 6
Lámparas de mesa de trabajocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y fija el horario antes de abrir las inscripciones: necesitas calcular cuántos mostradores, mesas, sillas y puestos caben realmente en el plano.
Contacta a los expositores con varias semanas de margen y cierra sus inscripciones antes de imprimir el plano. Pide también sus necesidades técnicas y confirma la asistencia unos días antes.
Prepara el programa de visitantes con los horarios de los talleres y colócalo en pósteres visibles. Imprime además señales direccionales y carteles informativos para que nadie dependa de preguntar en recepción.
Haz una prueba técnica antes de abrir: comprueba proyectores, pantallas, portátiles, micrófonos, altavoces, cables alargadores y regletas en el lugar exacto donde se usarán.
El día anterior revisa el inventario, prepara el material de los talleres y enfría las bebidas. Reserva tiempo para montar la recepción de expositores, las tarjetas de nombre y la señalización antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de reciclaje?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y contactar a los expositores. Deja los últimos 3 días para confirmar participantes, revisar materiales y probar la técnica.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los expositores?: Ciérrala entre 2 y 3 semanas antes del evento, cuando todavía puedas ajustar el plano de puestos. Envía la información definitiva y confirma la asistencia durante la semana anterior.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de reciclaje?: El día anterior comprueba el inventario, prepara el material de los talleres, enfría las bebidas y deja lista la señalización. También conviene probar proyectores, micrófonos y altavoces con al menos 2 horas de margen.
¿Cuándo se imprime el plano de puestos?: Imprime el plano después de cerrar las inscripciones y confirmar a los expositores, normalmente entre 5 y 7 días antes. Lleva algunas copias adicionales para la recepción y los cambios de última hora.

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