Recyclingmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Recyclingmesse braucht mehr als Messestände und Informationsposter. Du koordinierst Aussteller, Besucheranmeldungen, Workshops, Technik und den Aufbau in einem festen Ablauf. Beginne früh mit der Location, dem Termin und der Ausstellergewinnung; kurz vor der Messe zählen bestätigte Anmeldungen, getestete Technik und klare Wege vor Ort. Diese Checkliste umfasst 75 Aufgaben und 66 benötigte Dinge – von der ersten Reservierung bis zum Empfang am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location reservieren
Datum und Öffnungszeiten festlegen
Aussteller kontaktieren
2 Personen
Anmeldungen von Ausstellern bearbeiten
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Programm für Besucher erstellen
2 Personen
Workshopleitende festlegen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen der Besucher bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen versenden
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
Lageplan drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung drucken
Aussteller bestätigen
Technik testen
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Workshopmaterialien bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Empfang für Aussteller einrichten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Ausstellerstände aufbauen
8 Personen
Standmaterialien verteilen
2 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Recyclingbehälter aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Workshopräume einrichten
3 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Teambriefing durchführen
4 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Ausstellerstände betreuen
16 Personen
Besucherströme lenken
3 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Workshop-Materialien verteilen
2 Personen
Recycling-Workshops betreuen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Cateringtische sauber halten
2 Personen
Abfallströme überprüfen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Foto-Dokumentation erstellen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Catering abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
Abfall getrennt entsorgen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
3 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Dankeschön an Aussteller versenden
Fotos archivieren
Besucherfeedback sammeln
Abfallentsorgung kontrollieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 4
TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
KlappbänkeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
TischdeckenAnz. 24
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
Wiederaufladbare BatterienAnz. 16
PowerbanksAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 3

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

AusstellungswändeAnz. 24
PosterpräsentationstafelnAnz. 12
InformationsposterAnz. 20
WegweiserAnz. 16
Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 30
KlebestreifenAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
Papier-WimpelkettenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

AbfalltrennbehälterAnz. 12
Mülleimer mit DeckelAnz. 6
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BlechdosenAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Workshopmaterial

ArbeitsmattenAnz. 12
SchürzenAnz. 20
SchutzbrillenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 30
ScherenAnz. 20
BastelmesserAnz. 12
SchneidemattenAnz. 12
LinealeAnz. 12
HeißklebepistolenAnz. 8
PapierkörbeAnz. 12
Wiederverwendbares BastelmaterialAnz. 6
ArbeitstischlampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Location, Datum und Öffnungszeiten zuerst fest. Plane zusätzlich Zeit für Anlieferung, Standaufbau und den Abbau ein, damit Aussteller nicht erst kurz vor Beginn eintreffen können.
Bestätige Aussteller nicht nur einmal: Schicke spätestens 7 Tage vor der Messe Standaufteilung, Lageplan, Öffnungszeiten und alle Anreiseinformationen gesammelt per E-Mail.
Workshops brauchen eigene Anmeldungen und Material. Erfasse Plätze, Ernährungswünsche und technische Anforderungen spätestens 14 Tage vorher, damit du Raum, Projektor, Laptop und Lautsprecher passend vorbereiten kannst.
Teste die Technik am Vortag mit den tatsächlichen Geräten. Prüfe Projektoren, Funkmikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Ersatzbatterien – fehlende Adapter oder leere Akkus werden am Messetag schnell zum Problem.
Richte Empfang und Beschilderung vor dem Öffnen vollständig ein. Lege Namensschildhalter bereit, drucke Lageplan und Programm, markiere Wege mit Wegweisern und halte Klebestreifen sowie Kabelbinder für letzte Korrekturen griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Recyclingmesse planen?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Location, Termin und der Suche nach Ausstellern. Für Workshops, Einladungen und Besucheranmeldungen solltest du weitere 6 bis 8 Wochen einplanen.
Wann sollten die Aussteller einer Recyclingmesse bestätigt werden?: Schließe die Ausstellerliste spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Messe ab. Sende die endgültigen Standinformationen, den Lageplan und organisatorische Hinweise spätestens 7 Tage vorher.
Wie viele Sitzplätze braucht ein Workshop auf einer Recyclingmesse?: Plane für jeden angemeldeten Teilnehmer einen Sitzplatz und 10 bis 15 Prozent zusätzliche Plätze ein. Bei 20 Anmeldungen stellst du daher 22 bis 23 Stühle bereit.
Was muss am Tag vor der Recyclingmesse geprüft werden?: Teste am Vortag die komplette Technik und kontrolliere Beschilderung, Namensschilder, Workshopmaterialien und Getränke. Plane dafür mindestens 2 Stunden ein, damit fehlende Kabel, Batterien oder Ausdrucke noch ersetzt werden können.

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