Checklist voor een recruitmentevent en netwerkavond

Een recruitmentevent draait om gerichte gesprekken tussen werkgevers, recruiters en kandidaten. Leg eerst locatie, datum, programma en begroting vast; daarna bouw je de deelnemerslijst en communicatie op. Plan extra tijd voor werkgeversprofielen, presentaties, dieetwensen en parkeerinformatie. In de laatste week controleer je techniek, catering, naamkaartjes en aanwezigheidslijst, zodat de avond niet stilvalt door een ontbrekende kabel, onduidelijke route of verkeerd gespelde naam.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
Werkgeversprofielen verzamelen
2 personen
Sprekers en recruiters uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingstekst schrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering aan genodigden sturen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma en route delen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Huurmaterialen bevestigen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes ontwerpen
Programma afdrukken
Naamkaartjes afdrukken
Aanwezigheidslijst maken
Contactgegevens sprekers controleren
Techniek testen
2 personen
Cateringbestelling controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Werkgeversstands inrichten
4 personen
Informatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Allergenenkaarten plaatsen
Welkomstteam instrueren
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Bedrijfspresentaties begeleiden
2 personen
Microfoons beheren
Pauzekoffie serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Netwerksessies begeleiden
4 personen
Openstaande vragen beantwoorden
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Contactkaartjes verzamelen
Laatste netwerkronde begeleiden
3 personen
Bedankwoord verzorgen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Materialen terugbrengen
2 personen
Leveranciersfacturen controleren
Bedankmail versturen
Contactgegevens doorsturen
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 16
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokhoudersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bannerstandsaantal 8
Welkomstbord
Routepijlenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Klembordenaantal 10
Informatiebordenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledtafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de avond in duidelijke blokken en deel het programma uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld ook de route, parkeermogelijkheden en het moment waarop deelnemers zich kunnen aanmelden.
Vraag werkgeversprofielen en presentaties uiterlijk één week vooraf op. Controleer daarna namen, functies, contactgegevens en de volgorde van de presentaties voordat je het programma afdrukt.
Maak naamkaartjes op basis van de definitieve aanmeldingen en druk een aparte aanwezigheidslijst af. Houd enkele lege kaartjes achter de hand voor onverwachte deelnemers.
Test projector, scherm, microfoons, luidsprekers, laptop, HDMI-kabels en presentatieklikker op locatie. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en controleer vooraf of de wifi-router nodig is.
Bevestig de cateringbestelling kort voor het event aan de hand van het actuele aantal aanmeldingen. Verwerk dieetwensen apart en zet water, glazen, koffie en servies klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een recruitmentevent versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer vier tot zes weken vooraf. Stuur een herinnering zeven tot tien dagen voor de netwerkavond en verwerk aanmeldingen tot kort voor het event.
Hoeveel tijd kost een recruitmentevent organiseren?: Reken op minimaal vier tot zes weken voor locatie, werkgevers, programma en uitnodigingen. Reserveer in de laatste week enkele uren voor drukwerk, techniek, catering en de aanwezigheidslijst.
Wanneer moet ik de catering voor een netwerkavond definitief bestellen?: Bepaal de hoeveelheden zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en bevestig de bestelling ongeveer drie tot vijf werkdagen vooraf. Controleer dieetwensen opnieuw met de definitieve deelnemerslijst.
Wat moet ik een week voor een recruitmentevent controleren?: Controleer dan presentaties, contactgegevens van sprekers, parkeerinformatie, route, huurmaterialen en techniek. Maak ook de naamkaartjes en programma's op basis van de meest recente aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.