Recruitmentevent als Netzwerkabend organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reservieren Sie die Location, sobald Datum und Programm stehen, und prüfen Sie dabei Sitzplätze, Stehtische, Garderobe, WLAN sowie die Möglichkeit für Projektor und Leinwand. So vermeiden Sie kurzfristige Miet- oder Umbauprobleme.
• Verschicken Sie die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Schließen Sie das Anmeldeformular 3 bis 5 Tage vor dem Netzwerkabend und senden Sie danach eine Erinnerung mit Parkinformationen, Route und Programm.
• Fordern Sie Präsentationen der Speaker spätestens 5 Werktage vor dem Termin an. Testen Sie Laptop, Projektor, HDMI-Kabel, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker am Vortag gemeinsam mit dem tatsächlichen Ablauf.
• Erfassen Sie Ernährungswünsche bis zum Anmeldeschluss und bestätigen Sie die Cateringmengen 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Rechnen Sie Getränke für die gesamte Dauer ein und prüfen Sie Gläser, Kaffeetassen, Teller, Besteck sowie Serviergeschirr.
• Drucken Sie Programm, Namensschilder und Anwesenheitsliste spätestens am Tag vor dem Event. Prüfen Sie außerdem die Kontaktdaten aller Sprecher und legen Sie Verlängerungskabel, Ersatzkabel und einen WLAN-Router am Technikplatz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Recruitmentevent-Netzwerkabend planen?

Beginnen Sie etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Location, Datum, Budget und Programm. Sprecher und Recruiter sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin eingeladen sein, damit Zu- und Absagen in den Ablauf einfließen können.

Wann sollte ich die Einladungen für einen Netzwerkabend verschicken?

Verschicken Sie die erste Einladung 3 bis 4 Wochen vor dem Event. Eine Erinnerung mit Programm, Route und Parkinformationen folgt 3 bis 5 Tage vorher; Ernährungswünsche sollten spätestens dann vollständig vorliegen.

Wie viele Tage vorher muss die Technik getestet werden?

Führen Sie einen vollständigen Techniktest am Vortag durch, nicht erst beim Einlass. Prüfen Sie mindestens Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel mit den gesammelten Präsentationen.

Wann sollten Namensschilder und Anwesenheitsliste fertig sein?

Erstellen Sie beide Dokumente nach dem Anmeldeschluss und drucken Sie sie spätestens am Tag vor dem Netzwerkabend. Planen Sie zusätzlich 5 bis 10 leere Namensschilder für kurzfristige Anmeldungen oder Schreibfehler ein.

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