Checklist para organizar una velada de networking

Una velada de networking para reclutamiento necesita más que una sala y una lista de invitados. Hay que coordinar perfiles de empleadores, ponentes, inscripciones, programa, catering y equipos técnicos sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 74 tareas y 51 materiales para avanzar desde la reserva del lugar hasta la prueba de sonido y la recepción de asistentes. Úsala como guía de trabajo y adapta las cantidades al aforo confirmado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Elaborar presupuesto
Recopilar perfiles de empleadores
2 personas
Invitar a ponentes y reclutadores
2 personas
Crear formulario de inscripción
Escribir el texto de invitación
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
Enviar un recordatorio a los invitados
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Compartir el programa y la ruta
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Confirmar los materiales de alquiler
Recopilar las presentaciones
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir el programa
Imprimir las tarjetas con nombres
Crear la lista de asistencia
Comprobar los datos de contacto de los ponentes
Probar la técnica
2 personas
Revisar el pedido de catering
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar los stands de empleadores
4 personas
Preparar el material informativo
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
Preparar café y té
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
3 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Dar la bienvenida
Coordinar las presentaciones de empresa
2 personas
Gestionar micrófonos
Servir el café del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Coordinar sesiones de networking
4 personas
Responder las preguntas pendientes
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Recopilar tarjetas de contacto
Guiar la última ronda de networking
3 personas
Preparar el discurso de agradecimiento
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger las mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los baños
Devolver los materiales
2 personas
Comprobar las facturas de proveedores
Enviar correo de agradecimiento
Enviar los datos de contacto
Archivar fotos y materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mesas altascant. 8
Taburetes de barcant. 16
Percheroscant. 2
Perchascant. 100

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Router wifi

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Cucharones para sopacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Soportes para bannerscant. 8
Cartel de bienvenida
Flechas de rutacant. 12
Arreglos floralescant. 8
Portapapelescant. 10
Paneles informativoscant. 8
Portatarjetas de nombrecant. 100

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesa LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el presupuesto antes de enviar invitaciones. Así puedes comunicar horarios, ponentes y formato sin corregir la información después.
Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación y pregunta también por preferencias dietéticas. Cierra la cifra de catering varios días antes, no cuando ya estés haciendo la compra.
Envía un recordatorio a los invitados y comparte la ruta, el aparcamiento y el programa en el mismo mensaje entre 48 y 72 horas antes del evento.
Pide las presentaciones y comprueba los datos de contacto de ponentes y reclutadores al menos una semana antes. El día del evento guarda todos los archivos en el portátil y lleva una copia de respaldo.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables HDMI, regletas y router wifi deben funcionar juntos, no solo por separado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una velada de networking?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa e invitar a ponentes y reclutadores. Deja la última semana para confirmar inscripciones, catering, materiales y técnica.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una velada de networking?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reunir perfiles de empleadores y gestionar inscripciones. Manda un recordatorio 48-72 horas antes con el programa, la ruta y la información de aparcamiento.
¿Cuándo se confirma el catering de un evento de reclutamiento?: Calcula las cantidades cuando tengas una primera cifra fiable de inscritos y confirma el pedido entre 5 y 7 días antes. Revisa entonces las preferencias dietéticas y añade solo el margen que permita tu presupuesto.
¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica?: Realiza una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, siempre que sea posible en la misma sala. Comprueba imagen, sonido, conexiones, alimentación eléctrica y wifi con los equipos que usarás durante la velada.

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