Checklist pour organiser une soirée de recrutement et networking

Une soirée de recrutement réussie repose sur un enchaînement précis : lieu, programme, recruteurs, inscriptions et accueil doivent être calés dans le bon ordre. Prévoyez plusieurs semaines pour rassembler les profils des employeurs, confirmer les intervenants et préparer les supports. Les derniers jours servent surtout à traiter les inscriptions, vérifier la technique et confirmer le traiteur. Cette checklist vous aide à ne pas oublier les détails qui ralentissent souvent l’accueil ou les échanges.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Établir le budget
Rassembler les profils des employeurs
2 personnes
Inviter les intervenants et les recruteurs
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger le texte d’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel aux invités
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Partager le programme en route
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer les matériels de location
Rassembler les présentations
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer le programme
Imprimer les badges nominatifs
Faire la liste des présences
Vérifier les coordonnées des intervenants
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager les stands des employeurs
4 personnes
Préparer le matériel d'information
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Installer les cartes des allergènes
Instruire l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer les présentations d’entreprise
2 personnes
Gérer les micros
Servir le café de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer les sessions de networking
4 personnes
Répondre aux questions en attente
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Rassembler les cartes de contact
Animer le dernier tour de réseautage
3 personnes
Prononcer les remerciements
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les toilettes
Rapporter le matériel
2 personnes
Vérifier les factures des fournisseurs
Envoyer un e-mail de remerciement
Transmettre les coordonnées
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Tabourets de barqté 16
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Supports pour glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Pieds de bannièreqté 8
Panneau d’accueil
Flèches de directionqté 12
Compositions floralesqté 8
Presse-papiersqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Porte-nomsqté 100

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance. Gardez un créneau précis pour les présentations, les échanges libres et les éventuelles questions des candidats.
Envoyez les invitations dès que les profils des employeurs et des recruteurs sont confirmés. Relancez les inscrits 3 à 5 jours avant la soirée avec le programme, les informations de parking et un rappel de l’horaire.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez aussi les verres, tasses, assiettes, couverts, carafes d’eau et pichets à café.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les câbles HDMI au moins 24 heures avant. Gardez des rallonges, des multiprises et un routeur wifi disponibles sur place.
Préparez les badges nominatifs, la liste des présences et le programme imprimé la veille. Vérifiez les coordonnées des intervenants le même jour afin de pouvoir les joindre dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de recrutement ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, fixer le programme, inviter les recruteurs et ouvrir les inscriptions. Les confirmations finales, les impressions et le test technique se font pendant les 7 derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour un événement de recrutement ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et les premiers profils d’employeurs sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la soirée. Faites une relance 3 à 5 jours avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?: Confirmez la commande et les quantités 5 à 7 jours avant la soirée, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Faites une dernière vérification le jour précédent.
Quand tester le matériel pour une soirée networking ?: Effectuez un test complet au moins 24 heures avant l’accueil : présentations, projecteur, écran, microphones, haut-parleurs, câbles et connexion wifi. Refaites un contrôle rapide 60 minutes avant l’arrivée des invités.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.