Recruitmentdag organiseren: checklist en planning

Een recruitmentdag vraagt om meer dan bedrijven uitnodigen en een programma maken. Je moet deelnemers en recruiters op tijd informeren, gesprekken logisch indelen en controleren of elke tafel, badge en presentatie klaarstaat. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, catering en techniek. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, inclusief de laatste controles die vaak te laat gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
2 personen
Bedrijven en recruiters benaderen
3 personen
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Bedrijfsprofielen verzamelen
2 personen
Recruiters informeren
2 personen
Gespreksrondes indelen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Bedrijfstafels toewijzen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Aanmeldingen nabellen
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Deelnemerslijst printen
Gesprekskaarten printen
Programmafolders samenstellen
3 personen
Bedrijfsmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Recruiterstands inrichten
6 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Briefing ontvangstteam
3 personen
Briefing recruiters
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
2 personen
Bedrijfspresentaties begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Koffiepauze serveren
3 personen
Gespreksrondes begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
Laatste gesprekken aankondigen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

Achtergebleven materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedrijven bedanken
2 personen
Deelnemers opvolgen
2 personen
Contactgegevens doorsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptiebalie
Bedrijfstafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Tangenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Bordenrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Luidsprekersaantal 2
EHBO-set
Zaklampenaantal 2
Gereedschapskist
Gaffer tapeaantal 4
Schaaraantal 4
Meetlint

Decoratie

Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Tafelbordjesaantal 20
Vazenaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Bedrijfstafelbannersaantal 12
Presentatiestandaardsaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 80
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Gesprekskaartenaantal 100
Pennenaantal 100
Klembordenaantal 12
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24
A4-insteekhoezenaantal 100
Notitieblokkenaantal 80
Badgekoordenaantal 80

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakken met dekselaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6
Papieren handdoekenaantal 8

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan per gespreksronde een vaste duur en houd ruimte over voor ontvangst, pauzes en eventuele uitloop.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de recruitmentdag door aan de catering.
Stuur deelnemers het programma en de routebeschrijving minstens 7 dagen vooraf. Nabellen van ontbrekende aanmeldingen werkt het best 3 tot 5 werkdagen voor het evenement.
Maak bedrijfstafels en gespreksrondes niet pas op de ochtend zelf. Controleer uiterlijk de dag ervoor de indeling, bedrijfsprofielen, naamkaartjes en deelnemerslijst.
Test laptop en projector minimaal 60 minuten voor de start. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en glazen klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een recruitmentdag?: Reken meestal op 4 tot 6 uur inclusief ontvangst, meerdere gespreksrondes en een pauze. Reserveer per gesprek bijvoorbeeld 15 tot 30 minuten en plan minimaal 10 minuten wisseltijd tussen rondes.
Wanneer moet ik recruiters uitnodigen voor een recruitmentdag?: Benader bedrijven bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zodat je hun bedrijfsprofielen en beschikbaarheid op tijd verzamelt. Bevestig de definitieve gespreksindeling uiterlijk 7 dagen voor de dag zelf.
Hoeveel deelnemers kan ik per recruiter inplannen?: Plan per recruiter het aantal gesprekken dat binnen de beschikbare uren past en houd 10 tot 15 minuten wisseltijd aan. Bij gesprekken van 20 minuten passen in een programma van 3 uur meestal 6 tot 8 gesprekken per tafel.
Wanneer moet ik de catering voor een recruitmentdag regelen?: Reserveer de catering zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef het definitieve aantal en dieetwensen 5 tot 7 dagen voor de recruitmentdag door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.