Checklist para organizar una jornada de reclutamiento
Una jornada de reclutamiento necesita más que invitar a empresas y candidatos. Hay que coordinar salas, perfiles, rondas de conversación, catering, acreditaciones y material impreso sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 67 tareas y 74 elementos para seguir el proceso desde la fecha y el programa hasta el seguimiento de las inscripciones. Úsala para comprobar qué está cerrado, qué falta confirmar y qué debe estar preparado antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar y las salas
2 personas
Contactar a empresas y reclutadores
3 personas
Definir el perfil de los participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar perfiles de empresas
2 personas
Informar a los reclutadores
2 personas
Organizar rondas de conversación
2 personas
Enviar el programa a los participantes
Reservar el catering
Reservar técnica
Asignar mesas de empresa
2 personas
Enviar indicaciones
Llamar de seguimiento a las inscripciones
2 personas
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir las tarjetas de conversación
Preparar los folletos del programa
3 personas
Comprobar el material de la empresa
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar los puestos de reclutamiento
6 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Preparar la restauración
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Briefing del equipo de recepción
3 personas
Briefing para recruiters
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Dar la bienvenida
2 personas
Coordinar las presentaciones de empresa
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Servir la pausa para el café
3 personas
Guiar las rondas de conversación
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar el momento de networking
3 personas
Anunciar las últimas entrevistas
Gestionar el cierre
2 personas
Guiar la salida de los participantes
3 personas
Seguimiento
Recoger los materiales que hayan quedado
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Separar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Dar las gracias a las empresas
2 personas
Dar seguimiento a los participantes
2 personas
Enviar los datos de contacto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostrador de recepción
- Mesas corporativascant. 12
- Mesas bistrocant. 8
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Mantelescant. 20
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 80
- Copas de cervezacant. 80
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 80
- Cubiertoscant. 100
- Cucharones de servircant. 12
- Cuencoscant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 8
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Soportes para panelescant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
- Altavocescant. 2
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 2
- Caja de herramientas
- Cinta gaffercant. 4
- Tijerascant. 4
- Cinta métrica
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 8
- Carteles de mesacant. 20
- Jarronescant. 12
- Flores artificialescant. 24
- Banderas de mesa de la empresacant. 12
- Soportes de presentacióncant. 12
- Portatarjetas de nombrecant. 80
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Pulserascant. 80
- Folletos del programacant. 80
- Tarjetas de conversacióncant. 100
- Bolígrafoscant. 100
- Portapapelescant. 12
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladorescant. 24
- Fundas de plástico A4cant. 100
- Bloc de notascant. 80
- Cordones para acreditacionescant. 80
Iluminación
- Lámparas de piecant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Bateríascant. 24
Catering
- Compras
Limpieza
- Papelera con tapacant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de gomacant. 6
- Toallas de papelcant. 8
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las salas antes de contactar con las empresas. Así podrás enviar invitaciones con horarios concretos y reservar mesas corporativas según el número previsto de reclutadores.
- Publica el formulario de inscripción con suficiente antelación y confirma las inscripciones por teléfono cuando falten entre 7 y 10 días. Aprovecha esa llamada para detectar bajas, dudas y preferencias dietéticas.
- Define las rondas de conversación antes de enviar el programa definitivo. Indica a cada empresa su mesa, la duración de cada ronda y el procedimiento para cambiar de grupo si alguien no se presenta.
- Encarga el catering después de recopilar las preferencias dietéticas y revisa las cantidades entre 3 y 5 días antes. Comprueba también que haya tazas de café, vasos de agua, platos, cubiertos y termos disponibles.
- Prepara etiquetas con nombres, la lista de participantes, las tarjetas de conversación y los folletos del programa como mínimo el día anterior. Deja aparte el portátil, el proyector, los soportes para paneles y el material de cada empresa para revisarlos al llegar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de reclutamiento?
- Empieza a fijar la fecha, reservar salas y contactar con empresas entre 6 y 8 semanas antes. Abre las inscripciones con al menos 3 semanas de margen y confirma los datos definitivos durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones de una jornada de reclutamiento?
- Haz una primera confirmación al cerrar el formulario y una segunda llamada entre 7 y 10 días antes. El último recuento debe quedar cerrado entre 3 y 5 días antes, cuando también puedes confirmar dietas y catering.
- ¿Qué material hay que preparar para una jornada de reclutamiento?
- Prepara etiquetas con nombres, la lista de participantes, tarjetas de conversación y folletos del programa al menos 24 horas antes. Revisa el portátil, el proyector y el material de cada empresa el mismo día anterior.
- ¿Cuándo se debe enviar el programa a los participantes?
- Envía el programa definitivo entre 5 y 7 días antes, cuando ya estén confirmadas las empresas, las salas y las rondas de conversación. Incluye las indicaciones de llegada y pide que comuniquen cualquier cambio antes de 48 horas.
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