Journée de recrutement : la checklist pour tout organiser

Une journée de recrutement réussie repose sur un enchaînement précis : fixer le programme, mobiliser les entreprises, gérer les inscriptions et préparer les échanges sur place. Prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les recruteurs, répartir les tours de discussion et recueillir les besoins alimentaires. Cette checklist rassemble 67 tâches et 74 éléments à prévoir, du premier contact jusqu’à l’accueil des participants. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les badges, les indications d’accès, les supports imprimés et le matériel technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
Contacter les entreprises et les recruteurs
3 personnes
Définir le profil des participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les profils d’entreprise
2 personnes
Informer les recruteurs
2 personnes
Répartir les tours de discussion
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Réserver le catering
Réserver la technique
Attribuer les tables d’entreprise
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les cartes de discussion
Composer les programmes
3 personnes
Vérifier le matériel de l’entreprise
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager les stands des recruteurs
6 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Briefing des recruteurs
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
2 personnes
Encadrer les présentations d’entreprise
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir la pause-café
3 personnes
Animer les tours de discussion
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Animer le moment de networking
3 personnes
Annoncer les derniers entretiens
Assurer la clôture
2 personnes
Encadrer le départ des participants
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel restant
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remercier les entreprises
2 personnes
Relancer les participants
2 personnes
Transmettre les coordonnées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables entreprisesqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Verres à bièreqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pincesqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Présentoirs pour panneauxqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Haut-parleursqté 2
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 2
Boîte à outils
Ruban gafferqté 4
Ciseauxqté 4
Mètre ruban

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Pancartes de tableqté 20
Vasesqté 12
Fleurs artificiellesqté 24
Bannières de table d’entrepriseqté 12
Présentoirsqté 12
Porte-nomsqté 80
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 80
Brochures du programmeqté 80
Cartes de discussionqté 100
Stylosqté 100
Presse-papiersqté 12
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Protège-documents A4qté 100
Blocs-notesqté 80
Cordons pour badgesqté 80

Éclairage

Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Catering

Courses

Nettoyage

Poubelles avec couvercleqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants en caoutchoucqté 6
Essuie-toutqté 8

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les espaces au moins 6 semaines avant la journée. Vous aurez ainsi le temps de contacter les entreprises, d’ouvrir les inscriptions et d’ajuster le format des échanges.
Demandez aux recruteurs leur profil d’entreprise et leurs besoins techniques au moment de la confirmation, puis vérifiez le matériel quelques jours avant. Un ordinateur portable, un projecteur ou une alimentation adaptée sont souvent oubliés.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour répartir les tours de discussion et confirmer les participants. Relancez par téléphone les personnes dont l’inscription reste incomplète.
Préparez les badges nominatifs, la liste des participants, les cartes de discussion et les programmes au plus tard la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions corrigées ou les arrivées imprévues.
Organisez l’accueil et les pauses selon l’effectif confirmé : prévoyez les tables d’entreprise, les chaises, les verres, les tasses, les thermos et les poubelles avant l’arrivée du premier participant. Envoyez les indications d’accès avec le programme afin de réduire les retards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de recrutement ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les entreprises, publier le formulaire d’inscription, traiter les réponses et préparer la répartition des discussions.
Quand faut-il confirmer les inscriptions à une journée de recrutement ?: Confirmez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Gardez ensuite quelques places pour les ajustements de dernière minute et envoyez le programme final avec les indications d’accès.
Que faut-il imprimer pour une journée de recrutement ?: Préparez les badges nominatifs, la liste des participants, les cartes de discussion et les programmes. Imprimez-les au plus tard la veille et prévoyez environ 5 % d’exemplaires supplémentaires.
Combien de temps prévoir pour les échanges entre candidats et recruteurs ?: Prévoyez généralement 10 à 15 minutes par tour, avec 5 minutes de transition. Ajoutez au moins 30 minutes pour l’accueil et prévoyez une pause si la journée dépasse 3 heures.

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