Recruitmentbeurs organiseren: checklist voor een goede voorbereiding

Een recruitmentbeurs organiseren vraagt meer dan bedrijven en bezoekers uitnodigen. Je moet eerst het concept en de doelgroep scherpstellen, daarna standplaatsen, programma, registratie en techniek op elkaar afstemmen. Vooral logo’s, bedrijfsgegevens, dieetwensen en technische wensen komen vaak te laat binnen. Werk daarom terug vanaf de beursdag en leg per onderdeel een deadline vast. Met deze checklist houd je overzicht over 75 taken en 56 benodigde spullen, van de registratiebalie tot microfoons en richtingborden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Beursconcept en doelgroep vastleggen
2 personen
Deelnemende bedrijven benaderen
2 personen
Aanmeldformulier voor bezoekers maken
Aanmeldformulier voor bedrijven maken
Bezoekersprofiel uitwerken
2 personen
Beursplattegrond ontwerpen
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten publiceren
Bedrijfsgegevens verzamelen
2 personen
Logo's van bedrijven verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers en presentaties vastleggen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Dranken en snacks inkopen
2 personen
Printwerk bestellen
Vrijwilligers werven
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routebeschrijving versturen
Technische wensen controleren
2 personen
Presentaties verzamelen
Standaankleding voorbereiden
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en zalen controleren
2 personen
Boodschappen uitpakken
2 personen
Standindeling markeren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standaanduidingen ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Verlichting controleren
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
Laatste presentatietest uitvoeren
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Programmawijzigingen communiceren
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Standwanden afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Gehuurde materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedrijven bedankbericht sturen
Bezoekers opvolgmail sturen
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 28
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Krukkenaantal 8
Standwandenaantal 40
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 5
Tabletsaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Laptopspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
Opladersaantal 10
Powerbanksaantal 4
Wifi-versterkersaantal 2

Registratie

Badgehoudersaantal 220
Badgehouders met koordaantal 220
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 10
Bezoekersformulierenaantal 250
Inschrijfformulierenaantal 250
Naamstickersaantal 250
Kassa-etui

Decoratie

Bedrijfspostersaantal 25
Richtingbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Tafelkledenaantal 30
Bannerstandaardsaantal 6
Vlaggenaantal 8
Plantenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtstandsaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 220
Glazenaantal 220
Mokkenaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de beursplattegrond voordat je standplaatsen toewijst. Reserveer per deelnemend bedrijf een vaste plek en houd ruimte vrij voor de registratiebalie, looproutes en presentaties.
Vraag bedrijfsgegevens, logo’s en technische wensen uiterlijk twee weken voor de beurs op. Zo heb je nog tijd om posters, de plattegrond en het programma te corrigeren voordat het printwerk wordt besteld.
Maak registratie in twee stappen klaar: verwerk de aanmeldingen vooraf en controleer de bezoekerslijst op de laatste werkdag. Leg daarna naamstickers, badgehouders, pennen en klemborden gesorteerd bij de registratiebalie.
Stuur standhoudersinformatie en de routebeschrijving uiterlijk zeven dagen vooraf. Vermeld daarin hun standplaats, opbouwtijd, beschikbare tafels en stoelen, wifi-informatie en wie ze op locatie kunnen aanspreken.
Test beamer, projectiescherm, microfoons, laptopspeakers, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Neem per presentatieruimte een oplader en powerbank mee; een ontbrekende adapter leg je op de beursdag niet snel meer op tafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een recruitmentbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, concept en doelgroep. Benader deelnemende bedrijven direct daarna, zodat je uiterlijk 8 weken voor de beurs een realistische plattegrond en deelnemerslijst hebt.
Wanneer moet ik bedrijven uitnodigen voor een recruitmentbeurs?: Nodig bedrijven ongeveer 10 tot 12 weken vooraf uit. Vraag hun bedrijfsgegevens, logo en technische wensen meteen mee; geef een aanmelddeadline van uiterlijk 6 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de registratie van bezoekers?: Plan de registratiecontrole op de laatste werkdag en leg de materialen de dag ervoor klaar. Reken op één registratiebalie per ongeveer 75 bezoekers, zodat het aanmelden bij aanvang niet onnodig ophoopt.
Wanneer regel ik catering voor een recruitmentbeurs?: Leg catering uiterlijk 4 weken vooraf vast en verzamel dieetwensen bij de bezoekersaanmelding. Controleer de aantallen opnieuw 7 dagen voor de beurs en koop dranken en snacks pas daarna definitief in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.