Checklist pour organiser un salon du recrutement

Un salon du recrutement demande surtout de coordonner les entreprises, les visiteurs et le déroulement de la journée. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe le public visé et le format des échanges. Les inscriptions, le plan des stands, les badges et les indications d’accès doivent être prêts avant les dernières semaines. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, sans oublier les besoins techniques, les repas ni l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir le concept du salon et le public cible
2 personnes
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription pour les visiteurs
Créer le formulaire d’inscription pour les entreprises
Élaborer le profil des visiteurs
2 personnes
Concevoir le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des publications sur les réseaux sociaux
Collecter les informations de l’entreprise
2 personnes
Rassembler les logos des entreprises
Établir le programme
2 personnes
Planifier les intervenants et les présentations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Acheter des boissons et des snacks
2 personnes
Commander les imprimés
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer la décoration du stand
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et les salles
2 personnes
Déballer les courses
2 personnes
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Accrocher les panneaux de stand
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
Effectuer le dernier test de présentation
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Communiquer les changements de programme
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vérifier le matériel loué
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux entreprises
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 28
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tabouretsqté 8
Panneaux de standqté 40
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 5
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Chargeursqté 10
Batteries externesqté 4
Répéteurs Wi-Fiqté 2

Inscription

Porte-badgesqté 220
Porte-badges avec cordonqté 220
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 10
Formulaires visiteursqté 250
Formulaires d'inscriptionqté 250
Étiquettes nominativesqté 250
Pochette pour caisse

Décoration

Affiches de l’entrepriseqté 25
Panneaux de directionqté 12
Affiches du programmeqté 8
Nappesqté 30
Supports de bannièreqté 6
Drapeauxqté 8
Plantesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pied d’éclairageqté 6
Lampes à batterieqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 220
Verresqté 220
Tassesqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et confirme la date au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Vérifie dès ce moment la capacité d’accueil, les horaires d’installation et les prises électriques disponibles.
Demande aux entreprises leur logo, leurs coordonnées et leurs besoins techniques au plus tard 3 semaines avant l’événement. Ces informations servent à préparer le plan, les affiches et les consignes exposants.
Ferme les inscriptions visiteurs quelques jours avant le salon si tu dois imprimer des badges nominatifs. Prévois une table d’accueil avec des stylos, des formulaires et une solution pour les inscriptions de dernière minute.
Teste le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs, le Wi-Fi et les rallonges la veille. Garde des chargeurs, des batteries externes et des multiprises accessibles plutôt que dans des cartons difficiles à retrouver.
Envoie aux exposants le plan des stands, les horaires d’arrivée, les indications d’accès et le programme au moins 7 jours avant. Demande aussi les besoins alimentaires des intervenants et réserve le catering selon le nombre confirmé.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du recrutement ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les entreprises participantes, le lieu et le concept doivent être confirmés en premier, car ils conditionnent les inscriptions, le plan des stands et le programme.
Combien de temps avant envoyer les invitations à un salon du recrutement ?: Envoie une première invitation 4 à 6 semaines avant le salon, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Indique clairement le lieu, les horaires, les entreprises présentes et le lien d’inscription visiteurs.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prévois un comptoir d’inscription, des badges ou porte-badges, des stylos, des presse-papiers et les formulaires nécessaires. Pour une arrivée fluide, installe l’accueil au moins 45 minutes avant l’ouverture et garde une liste des participants à jour.
Quand préparer le plan des stands et les badges ?: Attribue les emplacements environ 3 semaines avant l’événement, après avoir recueilli les informations des entreprises. Prépare les badges nominatifs dans la semaine précédente, lorsque la liste des participants est suffisamment stable.

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