Recruiting-Messe organisieren: die Checkliste für deine Planung

Eine Recruiting-Messe braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur Standflächen und Einladungen. Du musst Unternehmen gewinnen, Besucher anmelden, Firmendaten und Logos sammeln, das Programm koordinieren und Technik sowie Catering rechtzeitig prüfen. Plane die Aufgaben in Phasen: Konzept und Partner zuerst, Anmeldungen und Kommunikation danach, Aufbau und Registrierung zum Schluss. So fallen fehlende Namensschilder, unklare Standzuweisungen oder nicht getestete Präsentationstechnik spätestens nicht am Messetag auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Messekonzept und Zielgruppe festlegen
2 Personen
Teilnehmende Unternehmen ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular für Besucher erstellen
Anmeldeformular für Unternehmen erstellen
Besucherprofil ausarbeiten
2 Personen
Messeplan entwerfen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
Firmendaten sammeln
2 Personen
Firmenlogos sammeln
Programm zusammenstellen
2 Personen
Redner und Präsentationen festlegen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Getränke und Snacks einkaufen
2 Personen
Drucksachen bestellen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Informationen für Aussteller senden
Besucherliste prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegbeschreibung versenden
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Standdekoration vorbereiten
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location und Räume prüfen
2 Personen
Lebensmittel auspacken
2 Personen
Standaufteilung markieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stellwände aufbauen
4 Personen
Standbeschilderung aufhängen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Beamer und Leinwand anschließen
2 Personen
Stromversorgung testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Namensschilder sortieren
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Den letzten Präsentationstest durchführen
2 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Programmänderungen kommunizieren
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Catering aufräumen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Gemietete Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht an Unternehmen senden
Nachfassmail an Besucher senden
Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 28
StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 12
RegistrierungsthekeAnz. 2
HockerAnz. 8
StandwändeAnz. 40
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 5
TabletsAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand
LaptoplautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
LadegeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 4
WLAN-VerstärkerAnz. 2

Registrierung

BadgehalterAnz. 220
Ausweishalter mit KordelAnz. 220
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 10
BesucherformulareAnz. 250
AnmeldeformulareAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 250
Kassenetui

Dekoration

FirmenposterAnz. 25
RichtungsschilderAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
TischdeckenAnz. 30
BannerständerAnz. 6
FahnenAnz. 8
PflanzenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichtständerAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 220
GläserAnz. 220
TassenAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
WischsetAnz. 2
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Konzept und Zielgruppe fest, bevor du Unternehmen ansprichst. Für die Standplanung brauchst du anschließend verbindliche Firmendaten, Logos und die gewünschte Standgröße.
Schließe die Anmeldung nicht erst kurz vor der Messe. Prüfe die Besucherliste einige Tage vorher, erfasse Ernährungswünsche und bereite Namensschilder, Badgehalter sowie Besucherformulare nach der finalen Zahl vor.
Sende Ausstellern die praktischen Informationen gebündelt: Standplatz, Anlieferung, Aufbauzeiten, WLAN und technische Anforderungen. Eine Wegbeschreibung für Besucher sollte spätestens mit der letzten Einladung oder Anmeldebestätigung verschickt werden.
Teste Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationslaptops vor dem Einlass. Plane je Technikstation passende Verlängerungskabel, Ladegeräte und mindestens eine Powerbank als Reserve ein.
Bestelle Drucksachen und Beschilderung mit Puffer. Richtungsschilder, Programmplakate und Firmenposter müssen vor dem Aufbau vollständig vorliegen; für Getränke und Snacks kalkulierst du die Menge erst nach der bestätigten Besucherzahl.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Recruiting-Messe organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Konzept und Zielgruppe. Unternehmen, Programm und Anmeldung brauchen mehrere Abstimmungsrunden; Technik und Catering sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen für eine Recruiting-Messe verschicken?: Verschicke die erste Einladung etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Eine Erinnerung folgt ungefähr 2 Wochen vorher, damit du die Besucherliste, Ernährungswünsche und die benötigten Namensschilder rechtzeitig finalisieren kannst.
Was muss bei der Technik einer Recruiting-Messe geprüft werden?: Prüfe mindestens 7 Tage vorher Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone, Laptoplautsprecher, Laptops, Tablets und WLAN. Teste am Aufbau- oder Vortag noch einmal alle Anschlüsse und halte Verlängerungskabel, Ladegeräte und Powerbanks bereit.
Wie viele Namensschilder braucht man für eine Recruiting-Messe?: Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild vor und lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve an. Bei 200 Anmeldungen sind das 220 Namensschilder, einschließlich leerer Namensaufkleber für Nachmeldungen.

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