Checklist para organizar una feria de empleo

Una feria de empleo necesita coordinación entre empresas, visitantes, ponentes y equipos técnicos. Empieza por confirmar la fecha, el lugar, el público y el concepto; después abre las inscripciones y asigna los puestos. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar el programa, recopilar logos y datos de las empresas, preparar la señalización y confirmar las necesidades técnicas. Esta checklist te ayuda a seguir el orden y a llegar al día del evento con registros, acreditaciones y materiales listos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Definir el concepto de la feria y el público objetivo
2 personas
Contactar con las empresas participantes
2 personas
Crear formulario de inscripción para visitantes
Crear formulario de inscripción para empresas
Desarrollar el perfil de visitantes
2 personas
Diseñar el plano de la feria
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Recopilar datos de la empresa
2 personas
Recopilar los logos de las empresas
Elaborar el programa
2 personas
Fijar ponentes y presentaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Comprar bebidas y snacks
2 personas
Encargar impresión
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar información a los expositores
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Enviar indicaciones
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Recopilar las presentaciones
Preparar la decoración del stand
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar y las salas
2 personas
Desembalar la compra
2 personas
Marcar la distribución de los stands
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Colgar señalizaciones de puestos
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Comprobar la iluminación
Preparar el material de registro
2 personas
Ordenar las acreditaciones
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
Realizar la prueba final de presentación
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Comunicar los cambios del programa
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Despedir a los visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Reunir los materiales
4 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Volver a colocar mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Comprobar los materiales alquilados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a las empresas
Enviar correo de seguimiento a los visitantes
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 28
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 12
Mostrador de registrocant. 2
Taburetescant. 8
Paredes para standscant. 40
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 5
Tabletscant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces para portátilcant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 16
Cargadorescant. 10
Baterías externascant. 4
Amplificadores wificant. 2

Registro

Portabadgescant. 220
Portaidentificadores con cordóncant. 220
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 10
Formularios de visitantescant. 250
Formularios de inscripcióncant. 250
Pegatinas con nombrecant. 250
Funda para caja registradora

Decoración

Pósters de la empresacant. 25
Señales direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 8
Mantelescant. 30
Soportes para bannerscant. 6
Banderascant. 8
Plantascant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Atriles de iluminacióncant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 220
Vasoscant. 220
Tazascant. 80
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la participación de las empresas con varias semanas de margen: necesitarás sus datos, logotipos, requisitos técnicos y preferencias para asignar los puestos y preparar la comunicación.
Diseña el plano antes de enviar las indicaciones a los expositores. Incluye mesas, sillas, paredes para stands, registro, zonas de paso y cualquier espacio para presentaciones.
No dejes las acreditaciones para el último día. Prepara portabadges, identificadores, formularios y bolígrafos con antelación, y lleva una lista actualizada de visitantes para resolver incidencias en el registro.
Confirma el programa y las presentaciones al menos una semana antes. Comprueba proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables, regletas, cargadores y conexión wifi antes de abrir las puertas.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y revisa las preferencias dietéticas antes de reservar. Compra también bebidas y snacks suficientes para cubrir las pausas y evita esperar a la última semana para encargarlos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar y las empresas, abrir los formularios, diseñar el plano, preparar el programa y encargar la impresión.
¿Cuándo debo cerrar la inscripción de las empresas?: Ciérrala entre 3 y 4 semanas antes de la feria. Así tendrás tiempo para recopilar logos y datos, asignar espacios, enviar instrucciones y detectar necesidades técnicas.
¿Cuándo se preparan las acreditaciones de una feria de empleo?: Prepara las acreditaciones entre 5 y 7 días antes, usando la lista de visitantes más reciente. Lleva además identificadores en blanco para las inscripciones o cambios del mismo día.
¿Cuándo hay que comprobar los equipos técnicos?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una prueba completa el día anterior. Revisa proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables, regletas, cargadores y conexión wifi.

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