Checklist voor een re-enactmentfestival organiseren

Een re-enactmentfestival vraagt meer voorbereiding dan een gewone markt: deelnemers brengen historische kleding en replica’s mee, terwijl demonstraties veilig en begrijpelijk voor publiek moeten verlopen. Leg eerst datum, locatie, thema’s en vergunningen vast. Werk daarna het programma, de publieksroutes en de bezetting uit. In de laatste weken controleer je kleding, rekwisieten, replica’s, communicatie en materiaal zoals tenten, marktkramen, portofoons en EHBO-koffers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Reserveringen maken
Historische thema's vaststellen
3 personen
Programma samenstellen
2 personen
Demonstraties vastleggen
2 personen
Marktdeelnemers uitnodigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Publieksroutes bepalen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Weerscenario vastleggen
2 personen
EHBO-bezetting indelen
Parkeerplan maken
Bewegwijzering ontwerpen
Infoborden maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Historische kleding controleren
3 personen
Rekwisieten controleren
3 personen
Replica's op veiligheid controleren
3 personen
Marktkramen indelen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein afzetten
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Historisch kamp inrichten
5 personen
Demonstratievelden uitzetten
4 personen
Publieksingang inrichten
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Kleding en rekwisieten klaarleggen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Techniek testen
2 personen
Programma ophangen
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Ambachten demonstreren
4 personen
Gevechtsdemonstraties begeleiden
6 personen
Historische verhalen vertellen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Marktdeelnemers ondersteunen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Terreinrondes lopen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Rekwisieten verzamelen
4 personen
Marktvoorraad inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tenten en decoratie afbreken
6 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende kleding retourneren
2 personen
Geleende rekwisieten retourneren
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Gevonden voorwerpen verwerken
Facturen controleren
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 8
Afzethekkenaantal 30
Klapkarrenaantal 4

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinautomatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Historische vlaggenaantal 20
Wimpelslingersaantal 12
Houten uithangbordenaantal 10
Hooibalenaantal 20
Houten kistenaantal 16
Aarden kruikenaantal 12
Lantaarnsaantal 20
Kunstvuurhaardaantal 2
Strobalenhoezenaantal 10
Houten schildenaantal 12
Replica zwaardenaantal 12
Replica helmenaantal 12
Houten oefensperenaantal 8
Historische kledingsetsaantal 20
Leren buidelsaantal 20
Ambachtsmaterialenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 16
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Voor vuur-, wapen- of ambachtsdemonstraties kan aanvullende toestemming of afstemming nodig zijn.
Maak per demonstratie een kort veiligheidsblok met afzetting, verantwoordelijke, publieksafstand en stopprocedure. Controleer replica’s en rekwisieten uiterlijk 2 weken vooraf opnieuw.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 2 weken voor het festival. Vermeld aankomsttijd, parkeerroute, opbouwplek, kledingafspraken, programma, dieetwensen en wie ze op de dag zelf kunnen bereiken.
Plan publieksroutes vóór je de plattegrond definitief maakt. Houd demonstratiezones, markt, horeca, EHBO, parkeergebied en nooduitgangen uit elkaar en gebruik afzethekken en infoborden waar bezoekers kunnen afdwalen.
Test techniek en communicatie 1 dag vooraf. Laad accuspeakers en portofoons op, controleer draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen en zet brandblussers en EHBO-koffers zichtbaar klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een re-enactmentfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Start uiterlijk 3 maanden vooraf met deelnemers, demonstraties, marktdeelnemers en vrijwilligers.
Welke veiligheidsmaatregelen heeft een re-enactmentfestival nodig?: Werk vóór de laatste maand een veiligheidsplan, publieksroutes, afzettingen, EHBO-bezetting en weerscenario uit. Controleer replica’s en demonstratieopstellingen opnieuw 2 weken vooraf en wijs per activiteit één verantwoordelijke aan.
Wanneer verstuur ik informatie naar deelnemers van een re-enactmentfestival?: Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 2 weken voor het festival. Vraag dieetwensen en ontbrekende gegevens direct na aanmelding op, zodat je de definitieve indeling en catering tijdig kunt maken.
Wat moet ik de dag voor een re-enactmentfestival controleren?: Controleer 1 dag vooraf de plattegrond, bewegwijzering, marktkramen, tenten, stroom, portofoons, microfoons, kassa’s, pinautomaten en EHBO-materialen. Loop ook alle demonstratiezones en noodroutes fysiek na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.