Checklist pour organiser un festival de reconstitution historique

Un festival de reconstitution historique demande une préparation coordonnée : le lieu, les autorisations et l’assurance doivent être réglés avant de mobiliser les participants. Prévoyez ensuite le programme, les démonstrations, le marché et les parcours du public. Les détails souvent oubliés sont la vérification des costumes et accessoires, la sécurité des répliques, l’accueil des besoins alimentaires et le scénario en cas de pluie. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux badges et à la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Faire les réservations
Définir les thèmes historiques
3 personnes
Établir le programme
2 personnes
Documenter les démonstrations
2 personnes
Inviter les participants du marché
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Élaborer le plan
2 personnes
Définir les parcours du public
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Définir le scénario météo
2 personnes
Répartir le personnel de premiers secours
Établir le plan de stationnement
Concevoir la signalétique
Créer des panneaux d’information
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les costumes historiques
3 personnes
Vérifier les accessoires
3 personnes
Vérifier la sécurité des répliques
3 personnes
Répartir les stands du marché
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Aménager le camp historique
5 personnes
Délimiter les parcelles de démonstration
4 personnes
Aménager l’entrée du public
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les costumes et accessoires
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Afficher le programme
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Faire des démonstrations d'artisanat
4 personnes
Encadrer les démonstrations de combat
6 personnes
Raconter des histoires historiques
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Aider les participants du marché
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Faire des rondes sur le site
2 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les accessoires
4 personnes
Emballer le stock du marché
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Retourner les vêtements empruntés
2 personnes
Retourner les accessoires empruntés
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Traiter les objets trouvés
Vérifier les factures
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Barrières de sécuritéqté 30
Chariots pliantsqté 4

Équipement

Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Caissesqté 2
Distributeurs automatiquesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 8

Décoration

Drapeaux historiquesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en boisqté 10
Bottes de foinqté 20
Caisses en boisqté 16
Pots en terre cuiteqté 12
Lanternesqté 20
Cheminée décorativeqté 2
Housses pour bottes de pailleqté 10
Boucliers en boisqté 12
Épées de réplicaqté 12
Casques de répliqueqté 12
Lances d’entraînement en boisqté 8
Ensembles de costumes historiquesqté 20
Bourses en cuirqté 20
Matériel d’artisanatqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour vérifier l’assurance, réserver les équipements et obtenir les accords nécessaires.
Fixez le programme avant d’envoyer les invitations. Pour chaque démonstration, notez la durée, l’emplacement, le responsable et les besoins en barrières de sécurité ou en sonorisation.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis envoyez les informations pratiques au moins 10 jours avant le festival. Indiquez les horaires, les parcours, le stationnement et le point d’accueil.
Préparez un plan météo qui précise ce qui est déplacé sous les tentes, ce qui est annulé et qui prend la décision. Répartissez aussi les bénévoles, les talkies-walkies et les trousses de premiers secours avant l’ouverture.
Faites une vérification finale des costumes, accessoires et répliques 24 à 48 heures avant le public. Contrôlez également les extincteurs, les rallonges, les multiprises, les éclairages et les panneaux d’information.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de reconstitution historique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, demander les autorisations, vérifier l’assurance, réserver le matériel et confirmer les participants du marché.
Quand envoyer les invitations aux participants ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant l’événement, puis confirmez les informations pratiques au moins 10 jours avant. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être centralisés avant cette dernière communication.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un festival historique ?: Préparez un plan de sécurité, des barrières pour les zones sensibles, des extincteurs et des trousses de premiers secours. Vérifiez chaque réplique avant l’ouverture et répartissez les responsables de premiers secours sur le site.
Que faire en cas de pluie pendant une reconstitution historique ?: Décidez au plus tard 48 heures avant quelles activités restent sous les tentes, lesquelles sont déplacées et lesquelles sont annulées. Communiquez ce scénario aux participants, aux bénévoles et au public avec la signalétique adaptée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.