Checkliste für ein Re-enactment-Festival

Ein Re-enactment-Festival braucht mehr als historische Kleidung und ein gutes Programm. Früh müssen Ort, Genehmigungen, Versicherungen und Marktteilnehmer geklärt werden; kurz vor dem Termin zählen Wegeführung, Sicherheit und Ausrüstung. Plane Vorführungen, Lager, Marktstände und Publikumsbereiche so, dass Aufbau und Betrieb getrennt funktionieren. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte bis zur Durchführung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Reservierungen vornehmen
Historische Themen festlegen
3 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
Marktteilnehmer einladen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
Publikumswege festlegen
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Wetterszenario festlegen
2 Personen
Erste-Hilfe-Besetzung einteilen
Parkplan erstellen
Beschilderung entwerfen
Infotafeln erstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Historische Kleidung kontrollieren
3 Personen
Requisiten kontrollieren
3 Personen
Repliken auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Marktstände einteilen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Historisches Lager einrichten
5 Personen
Demonstrationsflächen abstecken
4 Personen
Publikumseingang einrichten
3 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Kleidung und Requisiten bereitlegen
3 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Technik testen
2 Personen
Programm aufhängen
2 Personen
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Führungen begleiten
3 Personen
Handwerk vorführen
4 Personen
Kampfvorführungen begleiten
6 Personen
Historische Geschichten erzählen
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Marktteilnehmer unterstützen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Geländerunden gehen
2 Personen
Abendprogramm betreuen
4 Personen
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Requisiten sammeln
4 Personen
Marktwaren einpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Zelte und Dekoration abbauen
6 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Geliehene Kleidung zurückgeben
2 Personen
Geliehene Requisiten zurückgeben
2 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Rechnungen prüfen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 100
BiertischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 30
KlappwagenAnz. 4

Ausstattung

Akku-LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KassenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

Historische FlaggenAnz. 20
WimpelgirlandenAnz. 12
HolzschilderAnz. 10
HeuballenAnz. 20
HolzkistenAnz. 16
TongefäßeAnz. 12
LaternenAnz. 20
KunstkaminAnz. 2
StrohballenbezügeAnz. 10
HolzschildenAnz. 12
ReplikaschwerterAnz. 12
HelmreplikenAnz. 12
HolzübungsspeereAnz. 8
Historische KleidungssetsAnz. 20
LederbeutelAnz. 20
HandwerksmaterialienAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 16
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandfegerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung mehrere Monate vor dem Festival. Kläre dabei auch, ob für Vorführungen, Repliken, Feuer oder Marktstände zusätzliche Auflagen gelten.
Lege Programm, historische Themen und Vorführungen spätestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. So können Marktteilnehmer, Helfer und Mitwirkende ihre Kleidung, Requisiten und Anreise rechtzeitig vorbereiten.
Erstelle Lageplan, Publikumswege, Parkplan und Beschilderung mindestens 2 Wochen vor dem Termin. Plane Absperrgitter, Infotafeln und einen klar erkennbaren Erste-Hilfe-Punkt ein.
Prüfe Repliken, Requisiten und historische Kleidung nicht erst beim Aufbau. Eine Sicherheitskontrolle 7 Tage vorher lässt Zeit, beschädigte Teile zu reparieren oder Ersatz zu organisieren.
Teste Funkgeräte, Funkmikrofone, Akku-Lautsprecher, Kartenterminals und Verlängerungskabel am Vortag. Teile außerdem feste Zuständigkeiten für Erste Hilfe, Wetterwechsel, Kasse und Besucherfragen ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Re-enactment-Festival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Programm, Marktteilnehmer und Helfer sollten 8 bis 12 Wochen vor dem Termin feststehen.
Welche Genehmigungen braucht ein Re-enactment-Festival?: Das hängt von Ort und Programm ab; häufig sind Genehmigungen für Veranstaltung, Marktstände, Lärm, Verkehr oder Vorführungen nötig. Frage die zuständigen Stellen mindestens 3 Monate vorher und kläre besondere Regeln für Feuer und Repliken.
Wie plant man die Sicherheit bei einem Re-enactment-Festival?: Erstelle spätestens 4 Wochen vorher einen schriftlichen Sicherheitsplan mit Publikumswegen, Absperrungen, Notausgängen, Erste-Hilfe-Besetzung und Wetterszenario. Kontrolliere Repliken, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Koffer 7 Tage vor dem Aufbau erneut.
Was muss am Tag vor dem Re-enactment-Festival geprüft werden?: Teste Technik, Funkgeräte, Kassen, Kartenterminals und Beleuchtung vollständig und kontrolliere Zelte, Marktstände sowie Sitzbereiche. Lege außerdem Namensschilder, Lageplan, Infotafeln und die Einsatzpläne für Helfer griffbereit bereit.

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