Checklist para organizar un festival de recreación histórica

Un festival de recreación histórica necesita mucho más que vestuario y puestos de mercado. Esta checklist reúne las gestiones que suelen retrasarse: permisos, seguros, reservas, inscripciones, recorridos del público y controles de seguridad. Trabaja por fases y deja cerrados con antelación el programa, el plano, el personal y el material técnico. Así podrás dedicar los últimos días a comprobar detalles, no a resolver problemas básicos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Hacer reservas
Definir temas históricos
3 personas
Elaborar el programa
2 personas
Registrar las demostraciones
2 personas
Invitar a los participantes del mercado
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
2 personas
Desarrollar el plano
2 personas
Definir las rutas del público
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Definir el escenario meteorológico
2 personas
Asignar el personal de primeros auxilios
Hacer el plan de aparcamiento
Diseñar la señalización
Crear carteles informativos
2 personas
Preparar acreditaciones
Comprobar la ropa histórica
3 personas
Comprobar los atrezos
3 personas
Comprobar la seguridad de las réplicas
3 personas
Distribuir los puestos del mercado
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar campamento histórico
5 personas
Delimitar las áreas de demostración
4 personas
Montar la entrada del público
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la ropa y los accesorios
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Colgar el programa
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Demostrar oficios
4 personas
Acompañar demostraciones de combate
6 personas
Contar historias históricas
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Apoyar a los participantes del mercado
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Hacer rondas por el recinto
2 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Reunir los accesorios
4 personas
Empaquetar el stock del mercado
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar las carpas y la decoración
6 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver la ropa prestada
2 personas
Devolver los accesorios prestados
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Gestionar los objetos perdidos
Revisar las facturas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 100
Mesas de cervezacant. 8
Percheroscant. 8
Vallas de separacióncant. 30
Carros plegablescant. 4

Equipo

Altavoces con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cajas registradorascant. 2
Cajeros automáticoscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Linternascant. 8
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Acumuladores de fríocant. 24
Termoscant. 8

Decoración

Banderas históricascant. 20
Guirnaldas de banderinescant. 12
Carteles de maderacant. 10
Fardos de henocant. 20
Cajas de maderacant. 16
Jarras de barrocant. 12
Farolescant. 20
Chimenea artificialcant. 2
Fundas para balas de pajacant. 10
Escudos de maderacant. 12
Réplicas de espadascant. 12
Réplicas de cascoscant. 12
Lanzas de práctica de maderacant. 8
Conjuntos de ropa históricacant. 20
Riñoneras de cuerocant. 20
Materiales de manualidadescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 16
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternas a pilascant. 12
Baterías de repuestocant. 40

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes fijando la fecha y el lugar, solicitando permisos y comprobando el seguro. Las reservas de carpas, puestos, mesas y sillas también deben quedar confirmadas en esa primera fase.
Cierra el programa al menos 4 semanas antes y registra cada demostración con su duración, necesidades técnicas y responsable. Reserva tiempo entre actividades para mover participantes y evitar que se crucen las rutas del público.
Envía la información a participantes y voluntarios entre 10 y 14 días antes. Incluye horarios, accesos, aparcamiento, normas sobre réplicas, preferencias dietéticas y un contacto operativo para el día del festival.
Dibuja el plano antes de preparar la señalización: separa mercado, escenario, zonas de demostración y recorridos del público con vallas. Comprueba que los puestos de primeros auxilios, extintores y salidas queden localizables sin atravesar una zona de actividad.
Haz una revisión final de ropa histórica, atrezzo y réplicas entre 3 y 7 días antes. Prueba también los altavoces con batería, micrófonos inalámbricos, walkie-talkies, linternas y cables, y define qué ocurre si cambia el tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de recreación histórica?: Empieza como mínimo 8 semanas antes. Si necesitas permisos, seguro, muchas reservas o participantes de distintas ciudades, reserva entre 12 y 16 semanas para recibir confirmaciones y corregir el programa.
¿Cuándo debo cerrar el programa del festival?: Procura tener una versión definitiva 4 semanas antes. Envía los horarios y las necesidades de cada demostración entre 10 y 14 días antes, dejando la última semana para ajustes operativos.
¿Qué hay que revisar antes de usar réplicas históricas?: Haz una comprobación entre 3 y 7 días antes y repítela al montar el recinto. Revisa el estado de cada réplica, su zona de uso, las distancias de seguridad y quién supervisará la demostración.
¿Cuándo preparo el plano y las rutas del público?: Elabora el plano al menos 3 semanas antes, cuando ya conozcas puestos, escenario y demostraciones. Comprueba las rutas de nuevo el día anterior, después de colocar carpas, mesas, vallas y señalización.

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