Rave organiseren: checklist van planning tot laatste set

Een rave organiseren vraagt meer dan dj’s boeken en een geluidsinstallatie neerzetten. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over locatie, vergunningen, geluidsafspraken, stroom en de route van bezoekers. Daarna volgen tickets, polsbandjes, beveiliging, garderobe, drank en de briefing van je team. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat kabels, leveringen of koeling pas op het laatste moment geregeld worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Geluidsafspraken met locatie maken
2 personen
Djs en artiesten boeken
2 personen
Reserveringen voor apparatuur maken
Beveiliging en garderobe regelen
Catering en drankverkoop bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Polsbandjes en tickets bestellen
Draaiboek voor dj-set maken
2 personen
Plattegrond van de ruimte maken
2 personen
Stroompunten en kabelroutes bepalen
2 personen
Leveringen voor apparatuur bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad drank en snacks inkopen
3 personen
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Teambriefing voorbereiden

Event

Locatie openen
2 personen
Vloer en entrees controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Bar en uitgiftepunt opbouwen
4 personen
Podium en dj-booth opbouwen
4 personen
Speakers en monitors aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Lichtshow programmeren
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Dranken en snacks klaarzetten
4 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
Teambriefing uitvoeren
8 personen
Entree en registratie bemannen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bar bemannen
4 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
IJs bijvullen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Dj-set wisselen
2 personen
Lichtstanden aanpassen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers rustig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Barvoorraad inpakken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Vloer en sanitaire ruimtes schoonmaken
3 personen
Kabels en apparatuur inpakken
4 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Garderobespullen archiveren
Gevonden voorwerpen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 16
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 250
Barkast
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Dj-tafel
Dj-mixer
Muziekspelersaantal 2
Hoofdmicrofoon
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Mengpaneel
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 10
Stroomverdelersaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Gaffertapeaantal 8

Verlichting

Led-parlampenaantal 12
Moving headsaantal 4
Stroboscoop
Uv-lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 10

Decoratie

Lichtgevende slingersaantal 8
Metallic gordijnenaantal 6
Fluorescerende tapeaantal 10
Ballonnenaantal 100
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 60
Shotglaasjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Ijsemmersaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Tangenaantal 8
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Kassaboxenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Polsbandjesaantal 250
Ticketrollenaantal 3

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, datum en geluidsafspraken eerst vast. Controleer direct welke vergunningen of meldingen nodig zijn en plan daarvoor enkele weken voorbereiding in; zonder die duidelijkheid kun je dj’s en apparatuur nog niet definitief vastleggen.
Maak vóór de opbouw een plattegrond met de dj-tafel, luidsprekers, lichtstatieven, garderobe en entrees. Teken ook de kabelroutes en stroompunten in, zodat verlengkabels, stroomverdelers en kabelgoten niet door looproutes komen te liggen.
Bevestig apparatuurleveringen uiterlijk een week vooraf en controleer op de dag zelf of mixer, muziekspelers, monitorluidsprekers, DI-boxen en microfoons aanwezig zijn. Test geluid en verlichting voordat bezoekers binnenkomen, niet pas tijdens de eerste set.
Regel tickets, polsbandjes en aanmeldingen als één proces. Sorteer de polsbandjes en tickets vooraf en verzamel dieetwensen vóór de inkoop, zodat je bij de bar en catering niet hoeft te improviseren.
Plan de teambriefing vóór het openen van de locatie. Spreek per persoon af wie entree, garderobe, bar, artiesten, beveiliging en technische problemen opvangt; reserveer daarna tijd voor vloercontrole, het plaatsen van meubilair en het koelen van dranken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rave organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en geluidsafspraken. Boek dj’s, beveiliging en apparatuur zodra de locatie definitief is; de laatste week gebruik je voor tickets, voorraad, leveringen en het draaiboek.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een rave?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en of er drank wordt verkocht. Koel de eerste voorraad vooraf en houd extra frisdrank en water apart van de alcoholvoorraad.
Wanneer moet ik de geluidsinstallatie en verlichting testen?: Test alle apparatuur op de dag van de rave vóór de deuren opengaan, met minimaal 2 uur ruimte voor storingen. Controleer daarbij ook stroomverdelers, kabelroutes, monitorluidsprekers, microfoons en de lichtcontroller.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste doen bij een rave?: Open de locatie met een teambriefing en controleer eerst vloer, entrees, stroompunten en kabelroutes. Plaats daarna tafels, stoelen, garderoberekken en baronderdelen, richt de techniek in en koel de dranken voordat bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.