Checklist para organizar una rave sin dejar cabos sueltos
Organizar una rave exige coordinar el espacio, el sonido, los artistas, la iluminación y la entrada de público en un orden concreto. Primero se cierran la fecha, el lugar y los permisos; después se reservan equipos, se confirma el programa y se gestionan entradas, bebidas y seguridad. El día del evento, las comprobaciones de electricidad, cables, accesos y entregas evitan retrasos antes de abrir. Esta checklist reúne 65 tareas y 64 elementos para seguir el montaje paso a paso.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Acordar el sonido con el recinto
2 personas
Contratar DJs y artistas
2 personas
Hacer reservas de equipo
Organizar seguridad y guardarropa
Definir el catering y la venta de bebidas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir pulseras y entradas
Preparar el programa para la sesión de DJ
2 personas
Crear un plano del espacio
2 personas
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
Confirmar las entregas del equipo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de bebidas y snacks
3 personas
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Porcionar aperitivos
3 personas
Preparar la reunión de equipo
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo y las entradas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el bar y el punto de servicio
4 personas
Montar el escenario y la cabina del DJ
4 personas
Conectar altavoces y monitores
3 personas
Conectar la instalación de luces
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Programar el espectáculo de luces
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Preparar bebidas y snacks
4 personas
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
Comprobar y abastecer los baños
2 personas
Realizar la reunión informativa del equipo
8 personas
Atender la entrada y el registro
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Atender el bar
4 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer hielo
Mantener libre la pista de baile
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Cambiar la sesión de DJ
2 personas
Ajustar los modos de iluminación
Anunciar la última ronda
Hacer que los visitantes se vayan tranquilamente
4 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo
3 personas
Empacar el material del bar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
Limpiar el suelo y las zonas sanitarias
3 personas
Empacar cables y equipos
4 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Archivar los artículos del guardarropa
Guardar los objetos perdidos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 12
- Taburetes de barcant. 16
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 24
- Percheroscant. 4
- Perchascant. 250
- Armario de bar
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Mesa de DJ
- Mesa de mezclas para DJ
- Músicoscant. 2
- Micrófono principal
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 4
- Soportes para altavocescant. 4
- Altavoces de monitorcant. 2
- Mesa de mezclas
- Cajas DIcant. 2
- Cables XLRcant. 10
- Distribuidores de corrientecant. 8
- Cables alargadorescant. 12
- Enrollacablescant. 4
- Canaletas para cablescant. 12
- Cinta gaffercant. 8
Iluminación
- Lámparas LED parcant. 12
- Cabezas móvilescant. 4
- Luz estroboscópica
- Lámparas UVcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Controlador de luces
- Iluminación ambientalcant. 10
Decoración
- Guirnaldas luminosascant. 8
- Cortinas metalizadascant. 6
- Cinta fluorescentecant. 10
- Globoscant. 100
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Copas de vinocant. 60
- Vasos de chupitocant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Cubiterascant. 4
- Abrebotellascant. 6
- Pinzascant. 8
- Tijerascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Cajas de cajacant. 2
- Terminales de pagocant. 2
- Pulserascant. 250
- Rollo de ticketscant. 3
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Aspiradora
- Carros de limpiezacant. 2
- Escobas de manocant. 4
- Papeleracant. 12
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el sonido y la electricidad antes de reservar el resto del equipo. Define dónde irán la mesa de DJ, los altavoces, los monitores y los distribuidores de corriente, y deja las rutas de cables dibujadas en el plano.
- Confirma las entregas del equipo al menos 48 horas antes. Comprueba que llegan también cables XLR, alargadores, enrollacables, canaletas y cinta gaffer: suelen olvidarse aunque el equipo principal esté reservado.
- Prepara la entrada antes del montaje final. Clasifica las pulseras y entradas, deja listas las inscripciones y reúne las preferencias dietéticas para no tener que resolverlas cuando ya esté entrando el público.
- Calcula las bebidas por horas, no solo por asistentes. Para la primera hora, prevé aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y enfría una primera tanda antes de abrir; guarda el resto para reponer sin saturar la barra.
- Haz una reunión breve con el equipo antes de abrir, con un responsable por sonido, luces, guardarropa, barra y acceso. Reserva 30 minutos para revisar suelo, entradas, cables y salidas antes de que llegue el primer grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una rave?
- Empieza a cerrar fecha, lugar, permisos y artistas entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el sonido, la iluminación y el mobiliario en cuanto tengas confirmado el aforo y el espacio; esperar hasta las últimas 2 semanas limita las opciones disponibles.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una rave?
- Como cálculo inicial, prepara 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 o 2 por persona y hora, ajustando según la duración y si hay venta de bebidas. Enfría la primera tanda antes de abrir y reserva espacio para mantener la reposición separada del acceso.
- ¿Cuándo debo probar el sonido y las luces?
- Haz la prueba completa al menos 3 horas antes de abrir al público. Comprueba mesa de mezclas, micrófonos, altavoces, monitores, cajas DI, iluminación, controlador de luces y todas las rutas de cable; así queda margen para sustituir un cable o redistribuir la corriente.
- ¿Qué se suele olvidar al montar una rave?
- Lo que más se retrasa son los permisos, las pulseras, los cables auxiliares y la revisión de accesos y suelo. Incluye una comprobación final 60 minutos antes de abrir y confirma que el guardarropa, la barra, las entradas y las salidas están operativos.
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