Rave organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Rave steht und fällt mit Technik, Einlass und einem klaren Ablauf. Plane zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Tonabsprachen, bevor du DJs, Ausrüstung und Sicherheitskräfte buchst. In den letzten 48 Stunden zählen gekühlte Getränke, sortierte Armbänder, geprüfte Kabelwege und ein kurzes Teambriefing. Diese Checkliste umfasst 65 Aufgaben und 64 benötigte Gegenstände – von DJ-Mixer und Lautsprechern bis zu Garderobenständern und Kabelkanälen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Tonabsprachen mit dem Veranstaltungsort treffen
2 Personen
DJs und Künstler buchen
2 Personen
Ausrüstungsreservierungen vornehmen
Sicherheit und Garderobe organisieren
Catering und Getränkeverkauf festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Armbänder und Tickets bestellen
Ablaufplan für DJ-Set erstellen
2 Personen
Raumplan erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabelwege festlegen
2 Personen
Lieferungen für die Ausstattung bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Vorrat an Getränken und Snacks einkaufen
3 Personen
Armbänder und Tickets sortieren
2 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Snacks portionieren
3 Personen
Teambriefing vorbereiten

Event

Location öffnen
2 Personen
Boden und Eingänge kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Bar und Ausgabestelle aufbauen
4 Personen
Bühne und DJ-Pult aufbauen
4 Personen
Lautsprecher und Monitore anschließen
3 Personen
Lichtanlage anschließen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichtshow programmieren
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Getränke und Snacks bereitstellen
4 Personen
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
Team-Briefing durchführen
8 Personen
Einlass und Registrierung besetzen
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Bar bedienen
4 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Eis nachfüllen
Tanzfläche freihalten
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
DJ-Set wechseln
2 Personen
Lichtstimmungen anpassen
Letzte Runde ankündigen
Besucher ruhig abreisen lassen
4 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Barvorrat einpacken
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Boden und Sanitärbereiche reinigen
3 Personen
Kabel und Geräte einpacken
4 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Locationschlüssel zurückgeben
Garderobenutzen archivieren
Fundstücke aufbewahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 12
BarhockerAnz. 16
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 24
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 250
Barwagen
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

DJ-Tisch
DJ-Mixer
MusikplayerAnz. 2
Hauptmikrofon
Kabelloses Mikrofon
LautsprecherAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
Mischpult
DI-BoxenAnz. 2
XLR-KabelAnz. 10
StromverteilerAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12
Gaffa-TapeAnz. 8

Beleuchtung

LED-ParlampenAnz. 12
Moving headsAnz. 4
Stroboskop
UV-LampenAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 10

Dekoration

Leuchtende GirlandenAnz. 8
MetallvorhängeAnz. 6
Fluoreszierendes KlebebandAnz. 10
BallonsAnz. 100
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 60
SchnapsgläserAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
EiskübelAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
ZangenAnz. 8
ScherenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KassenboxenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
ArmbänderAnz. 250
TicketrollenAnz. 3

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Staubsauger
ReinigungswagenAnz. 2
HandfegerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen, Lärmschutz und die Tonabsprachen mit der Location spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Rave. So bleiben noch mindestens 2 Wochen für Nachbesserungen oder alternative Technik.
Plane den Strom vor dem Aufbau: Trenne Ton, Licht und Bar nach Möglichkeit auf getrennte Stromkreise und markiere jeden Kabelweg mit Kabelkanälen und Gaffa-Tape.
Bestelle Armbänder und Tickets mindestens 3 Wochen vor dem Termin. Sortiere sie nach Zugang oder Kategorie und lege am Einlass eine Reserve von etwa 5 Prozent zurück.
Kühle Getränke spätestens am Vortag und portioniere Snacks erst kurz vor dem Einlass. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen.
Öffne die Location mindestens 4 Stunden vor dem Einlass. Prüfe zuerst Boden, Eingänge, Fluchtwege und Kabel, bevor du Tische, Stühle, Garderobe, DJ-Tisch und Licht aufstellst.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Rave organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Location, DJs, Technik und Sicherheitskonzept sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Rave?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 bis 2 Getränke pro Person und Stunde. Ergänze Wasser und kaufe den Vorrat spätestens am Vortag ein.
Wann sollte ich DJs und Technik für einen Rave buchen?: Buche DJs und zentrale Tontechnik 6 bis 8 Wochen vorher. Bestätige Lieferungen, Stromanschlüsse und Kabelwege noch einmal 7 Tage vor dem Aufbau.
Wie früh muss die Location am Rave-Tag geöffnet werden?: Öffne sie mindestens 4 Stunden vor dem Einlass. Rechne zusätzlich Zeit für Soundcheck, Lichttest, Garderobe, Getränke, Tickets und ein 15-minütiges Teambriefing ein.

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