Checklist pour organiser une rave sans mauvaise surprise

Une rave se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme une soirée. Commence par verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de réserver les DJs, le son et les lumières. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, refroidir les boissons, préparer les bracelets et briefer l’équipe. Cette checklist regroupe les points qui posent le plus souvent problème : câbles, accès, vestiaire, niveaux sonores et accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Convenir des modalités sonores avec le lieu
2 personnes
Réserver des DJs et des artistes
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Organiser la sécurité et le vestiaire
Définir le catering et la vente de boissons
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les bracelets et les billets
Préparer le déroulé du set DJ
2 personnes
Créer le plan de la salle
2 personnes
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
Confirmer les livraisons pour l’équipement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des boissons et des snacks
3 personnes
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
Préparer le briefing de l'équipe

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et les entrées
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Monter le bar et le point de service
4 personnes
Monter la scène et le booth DJ
4 personnes
Brancher les enceintes et les écrans de retour
3 personnes
Raccorder l’installation d’éclairage
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Programmer le spectacle lumineux
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Mettre en place les boissons et les snacks
4 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
Animer le briefing de l’équipe
8 personnes
Assurer l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Tenir le bar
4 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la glace
Dégager la piste de danse
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Changer le set DJ
2 personnes
Ajuster les réglages d’éclairage
Annoncer le dernier tour
Laisser les visiteurs partir tranquillement
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Préparer le stock du bar
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Nettoyer le sol et les sanitaires
3 personnes
Emballer les câbles et le matériel
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Archiver les affaires du vestiaire
Ranger les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tabourets de barqté 16
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Portantsqté 4
Cintresqté 250
Armoire de bar
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Table DJ
Mixeur DJ
Lecteurs de musiqueqté 2
Micro principal
Micro sans fil
Haut-parleursqté 4
Pieds de haut-parleurqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Table de mixage
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 10
Répartiteurs électriquesqté 8
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs LED PARqté 12
Projecteurs asservisqté 4
Stroboscope
Lampes UVqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 10

Décoration

Guirlandes lumineusesqté 8
Rideaux métalliquesqté 6
Ruban fluorescentqté 10
Ballonsqté 100
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 60
Verres à shotqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Seaux à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Pincesqté 8
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Bacs de rangementqté 12
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 250
Rouleaux de ticketsqté 3

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Valide le lieu et les règles sonores au moins 6 à 8 semaines avant la rave. Demande précisément jusqu’à quelle heure la musique peut jouer et où placer les enceintes.
Dessine le plan de la salle avant de réserver le matériel. Prévois les passages de câbles, les sorties, le vestiaire, la table DJ et une zone dégagée devant les haut-parleurs.
Réserve le son et l’éclairage plusieurs semaines à l’avance, puis confirme la livraison 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifie notamment les câbles XLR, les rallonges, les répartiteurs et le gaffer.
Prépare les boissons et les amuse-bouches la veille. Mets les boissons au frais au moins 6 heures avant l’ouverture et garde une quantité séparée pour le service de l’équipe.
Réunis l’équipe 30 à 45 minutes avant l’arrivée du public. Donne à chacun son rôle pour la sécurité, le vestiaire, les inscriptions, les bracelets, les entrées et les urgences.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une rave ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour une rave avec lieu, DJs, sécurité et matériel technique. Un délai de 10 à 12 semaines laisse davantage de marge pour les autorisations et les réservations.
Quand réserver le matériel pour une rave ?: Réserve le son, les lumières, le mobilier et le vestiaire 4 à 6 semaines avant la date. Confirme ensuite chaque livraison 3 à 5 jours avant le montage.
Que faut-il vérifier dans la salle avant une rave ?: Contrôle le sol, les entrées, les sorties, les prises de courant et les chemins de câbles au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifie aussi que les câbles sont protégés et que les accès restent dégagés.
Quand préparer les bracelets, les billets et les boissons ?: Trie les bracelets et les billets la veille, puis prépare les boissons et les snacks le même jour. Refroidis les boissons au moins 6 heures avant l’arrivée des invités et fais un dernier comptage 30 minutes avant l’ouverture.

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