Checklist voor een goed voorbereide puzzeltocht

Een puzzeltocht staat of valt met een route die vooraf is gecontroleerd en opdrachten die op het juiste moment beschikbaar zijn. Regel eerst het thema, de startlocatie, controleposten en veilige route; werk daarna uitnodigingen, teams en materialen uit. Print routekaarten, puzzelkaarten en scoreformulieren niet pas op de ochtend zelf. Controleer bovendien de weersverwachting en zorg dat deelnemers weten waar ze starten, hoe laat ze worden verwacht en wat de spelregels zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Controleposten selecteren
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Puzzels en opdrachten uitwerken
3 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelregels en route delen
Teams samenstellen
2 personen
Controleposten bevestigen
2 personen
Puzzelmaterialen printen
2 personen
Routekaarten printen
Antwoorden en scoreformulieren printen
Puzzelenveloppen samenstellen
3 personen
Teamlabels voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Laatste deelnemerslijst maken

Event

Startlocatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Puzzelposten klaarzetten
4 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Inschrijven en teamlabels uitdelen
3 personen
Spelregels en veiligheid uitleggen
2 personen
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
Puzzelposten bemannen
6 personen
Route en tijdschema bewaken
2 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Puzzelvragen innemen
2 personen
Scores controleren
2 personen
Winnaar bekendmaken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routepijlen en puzzelposten ophalen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven voorraad koelen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Uitslag en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Smartphonesaantal 4

Spelmateriaal

Routekaartenaantal 50
Scoreformulierenaantal 15
Puzzelkaartenaantal 60
Puzzelenveloppenaantal 15
Teamlabelsaantal 15
Pennenaantal 60
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 15
Linialenaantal 15
Touwaantal 2
Klembordenaantal 15
Stopwatchesaantal 6
Pionnenaantal 30
Waterdichte mappenaantal 15

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Megafon
Routepijlenaantal 30

Decoratie

Startbord
Finishbord
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Koelboxschepjesaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Reflectiehesjesaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaaksponsjesaantal 6
Handveger en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens één keer volledig voordat je de uitnodigingen verstuurt. Let daarbij op drukke oversteekplaatsen, donkere stukken en plekken waar routepijlen of een startbord niet goed zichtbaar zijn.
Maak per team één complete puzzelenvelop met puzzelkaarten, potloden, gummen, een liniaal, scoreformulier en klembord. Leg daarnaast reservepennen en extra routekaarten apart bij de startlocatie.
Plan controleposten op vaste tijden en bevestig hun aanwezigheid uiterlijk enkele dagen voor de tocht. Geef elke post de juiste opdrachten, antwoorden en een manier om de organisatie snel te bereiken, bijvoorbeeld met portofoons.
Verwerk dieetwensen vóór je boodschappen doet en zet dranken op tijd koud in koelboxen. Voorzie bij de ontvangsttafel ook herbruikbare bekers, een deelnemerslijst en duidelijke teamlabels.
Maak op de laatste voorbereidingsdag één controlelijst voor de start: routekaarten, puzzelenveloppen, scoreformulieren, teamlabels, routepijlen, powerbanks en weersbestendige mappen. Zo ontdek je ontbrekende spullen nog vóór de startlocatie open moet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een puzzeltocht te organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voor een tocht met meerdere teams en controleposten. In die periode kun je de route testen, opdrachten uitwerken, aanmeldingen verwerken en materialen printen.
Hoeveel puzzelposten heb je nodig voor een puzzeltocht?: Plan meestal 3 tot 6 controleposten voor een tocht van ongeveer 2 tot 3 uur. Kies minder posten bij jonge deelnemers of een korte route, zodat teams niet vooral onderweg zijn.
Wanneer moet ik de route van een puzzeltocht controleren?: Controleer de route uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals op de dag zelf als het weer of werkzaamheden invloed kunnen hebben. Controleer dan ook of pijlen, startbord en finishbord nog zichtbaar zijn.
Wat moet ik per team klaarleggen voor een puzzeltocht?: Leg per team minimaal een routekaart, teamlabel, puzzelenvelop, scoreformulier, klembord en schrijfmateriaal klaar. Voeg een reservepen en eventueel een powerbank toe wanneer deelnemers smartphones gebruiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.