Checklist para organizar una búsqueda del tesoro
Organizar una búsqueda del tesoro requiere más que preparar pistas: hay que probar la ruta, coordinar los equipos y dejar cada prueba lista antes de que llegue la gente. Esta checklist reúne el trabajo desde la elección del tema y el punto de salida hasta la recepción, los controles y la meta. Incluye también lo que suele quedarse para el último momento, como imprimir mapas, enfriar bebidas y revisar el pronóstico. Sigue el orden para evitar improvisaciones durante el juego.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir ruta y tema
2 personas
Reservar la ubicación de salida
Seleccionar puestos de control
2 personas
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Desarrollar puzles y actividades
3 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Compartir las reglas del juego y la ruta
Formar equipos
2 personas
Colocar los puntos de control
2 personas
Imprimir materiales del rompecabezas
2 personas
Imprimir mapas de ruta
Imprimir respuestas y formularios de puntuación
Preparar sobres de rompecabezas
3 personas
Preparar las etiquetas de los equipos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la lista final de participantes
Evento
Abrir el punto de salida
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar puestos de puzles
4 personas
Colocar flechas de ruta
2 personas
Registrar e identificar a los equipos
3 personas
Explicar las reglas del juego y la seguridad
2 personas
Hacer que los equipos empiecen por fases
3 personas
Atender los puestos del puzzle
6 personas
Supervisar la ruta y el horario
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger las preguntas del puzzle
2 personas
Comprobar puntuaciones
2 personas
Anunciar al ganador
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger las flechas de ruta y los puntos de rompecabezas
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger y separar la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Refrigerar el material sobrante
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Compartir los resultados y las fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa de inscripción
- Papeleracant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Baterías externascant. 4
- Smartphonescant. 4
Material de juego
- Mapas de rutacant. 50
- Hojas de puntuacióncant. 15
- Tarjetas de rompecabezascant. 60
- Sobres de rompecabezascant. 15
- Etiquetas para el equipocant. 15
- Bolígrafoscant. 60
- Lápicescant. 30
- Gomas de borrarcant. 15
- Reglascant. 15
- Cuerdacant. 2
- Portapapelescant. 15
- Cronómetroscant. 6
- Conoscant. 30
- Carpetas impermeablescant. 15
Comunicación
- Walkie-talkiescant. 6
- Megáfono
- Flechas de rutacant. 30
Decoración
- Pancarta de salida
- Cartel de meta
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Faroles LEDcant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platos reutilizablescant. 50
- Cubiertoscant. 50
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cuencos de serviciocant. 8
- Cucharones de servircant. 8
- Pala para nevera portátilcant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 8
Limpieza
- Palangana para lavarcant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de microfibracant. 8
- Fregonacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Prueba la ruta completa antes del día del evento y comprueba cada punto de control. Calcula los tiempos reales a pie y retira cualquier pista o tramo que pueda crear un riesgo.
- Imprime los mapas, tarjetas, respuestas y hojas de puntuación con antelación. Prepara cada sobre de rompecabezas por separado y lleva algunas copias de repuesto.
- Cierra las inscripciones antes de formar los equipos y prepara una lista final de participantes. Recoge las preferencias dietéticas varios días antes para no resolverlas durante la recepción.
- Prepara una mesa de inscripción con etiquetas de equipo, bolígrafos y reglas del juego. Entrega a cada grupo el mismo paquete de materiales y explica cuánto tiempo tiene para completar la ruta.
- Revisa el pronóstico el día anterior y vuelve a comprobarlo antes de abrir la salida. Guarda mapas y pistas en carpetas impermeables, carga las baterías externas y prueba los walkie-talkies antes de colocar los controles.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una búsqueda del tesoro?
- Empieza al menos 3 semanas antes. Ese margen permite definir la ruta, reservar el punto de salida, preparar los rompecabezas, enviar invitaciones y corregir la ruta después de probarla.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y formar los equipos?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes confirmar la lista final, recoger las preferencias dietéticas y formar equipos equilibrados sin cambios de última hora.
- ¿Cuánto tiempo antes se preparan las pruebas y los sobres?
- Prepara e imprime las pruebas entre 2 y 3 días antes. Clasifica cada sobre por punto de control, añade las respuestas y guarda una copia adicional por si se pierde material.
- ¿Qué hay que revisar el mismo día de la búsqueda del tesoro?
- Revisa el pronóstico, abre el punto de salida y monta la recepción aproximadamente 60 minutos antes. Después coloca mesas, sillas, señalización y controles, y comprueba que los materiales y dispositivos funcionan.
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