Zo organiseer je een puzzeltocht zonder chaos

Begin niet met de puzzels, maar met de route en het thema. Bepaal daarna hoeveel teams meedoen, waar de controleposten komen en hoeveel tijd elk onderdeel krijgt. Pas wanneer de route veilig en uitvoerbaar is, werk je puzzels, opdrachten en scoreformulieren uit. In de laatste week draait alles om bevestigingen, printwerk en materiaal per team klaarleggen. Zo voorkom je dat deelnemers op de dag zelf wachten op ontbrekende routekaarten, pennen of antwoorden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema bepalen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Controleposten selecteren
2 personen
4
Route op veiligheid controleren
2 personen
5
Puzzels en opdrachten uitwerken
3 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Spelregels en route delen
10
Teams samenstellen
2 personen
11
Controleposten bevestigen
2 personen
12
Puzzelmaterialen printen
2 personen
13
Routekaarten printen
14
Antwoorden en scoreformulieren printen
15
Puzzelenveloppen samenstellen
3 personen
16
Teamlabels voorbereiden
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen sorteren
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Laatste deelnemerslijst maken

Event

22
Startlocatie openen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Puzzelposten klaarzetten
4 personen
26
Routepijlen plaatsen
2 personen
27
Inschrijven en teamlabels uitdelen
3 personen
28
Spelregels en veiligheid uitleggen
2 personen
29
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
30
Puzzelposten bemannen
6 personen
31
Route en tijdschema bewaken
2 personen
32
Dranken en snacks serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Puzzelvragen innemen
2 personen
35
Scores controleren
2 personen
36
Winnaar bekendmaken
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Routepijlen en puzzelposten ophalen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Overgebleven voorraad koelen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Verloren voorwerpen verzamelen
46
Uitslag en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Smartphonesaantal 4

Spelmateriaal

Routekaartenaantal 50
Scoreformulierenaantal 15
Puzzelkaartenaantal 60
Puzzelenveloppenaantal 15
Teamlabelsaantal 15
Pennenaantal 60
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 15
Linialenaantal 15
Touwaantal 2
Klembordenaantal 15
Stopwatchesaantal 6
Pionnenaantal 30
Waterdichte mappenaantal 15

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Megafon
Routepijlenaantal 30

Decoratie

Startbord
Finishbord
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Koelboxschepjesaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Reflectiehesjesaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaaksponsjesaantal 6
Handveger en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst volledig en loop haar daarna zelf na. Controleer kruisingen, donkere stukken en plekken waar routepijlen kunnen verdwijnen; leg voor elke controlepost ook een duidelijke alternatieve aanwijzing vast.
Werk met één puzzelenvelop per team en maak daarnaast één reserve-exemplaar per controlepost. Stop puzzelkaarten, scoreformulier, routekaart, pennen en teamlabel uiterlijk de dag vóór de tocht per team bij elkaar.
Bevestig controleposten minimaal 7 dagen vooraf en geef iedere post een aankomsttijd, opdracht, antwoord en contactnummer. Zonder die informatie ontstaat vooral bij de eerste teams onnodige vertraging.
Verstuur spelregels en route-instructies uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld hoe teams worden samengesteld, wat deelnemers zelf meenemen en hoe antwoorden worden ingeleverd, zodat je dit niet bij de ontvangsttafel hoeft uit te leggen.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en leg kwetsbaar printwerk in waterdichte mappen. Laad smartphones, portofoons en powerbanks volledig op en zet bij de start een aparte ontvangsttafel klaar voor inschrijving, teamlabels en vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een puzzeltocht organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voor een tocht met meerdere controleposten. Reserveer de startlocatie en bevestig de posten in de eerste week; gebruik de laatste 3 dagen voor aanmeldingen, printwerk en het samenstellen van enveloppen.
Hoeveel puzzels heb je nodig per team?: Plan minimaal 1 puzzel of opdracht per controlepost en voeg 1 reserve-exemplaar per post toe. Bij 6 controleposten maak je dus 6 opdrachten per team plus 6 reserves, naast een routekaart en scoreformulier.
Wanneer moet je de route van een puzzeltocht controleren?: Loop de route minstens 2 keer: een eerste keer zodra het traject vaststaat en een laatste controle 1 tot 2 dagen vóór de tocht. Controleer dan opnieuw veiligheid, routepijlen, bereikbaarheid en de plekken van de controleposten.
Hoeveel tijd geef je deelnemers per controlepost?: Reken gemiddeld 10 tot 15 minuten per controlepost en tel de looptijd tussen posten apart op. Geef teams bij de start één vaste eindtijd en gebruik stopwatches of een centrale tijdregistratie als opdrachten een tijdslimiet hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.