Pubquiz organiseren: een praktische checklist
Een pubquiz staat of valt met een strakke voorbereiding. Leg eerst datum, locatie, quizteam en presentator vast en open daarna de aanmeldingen. Werk vervolgens de quizrondes, muziekfragmenten en presentatie uit, terwijl je dieetwensen en teamindeling bijhoudt. Op de dag zelf draait het om techniek testen, tafels klaarzetten en alle materialen op hun plek leggen. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Quizteam en presentator werven
2 personen
Reservering bij locatie maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Quizrondes samenstellen
2 personen
Vragen en antwoorden controleren
2 personen
Muziekfragmenten selecteren
Presentatie samenstellen
Quizformulieren afdrukken
Teamindeling voorbereiden
Prijzen inkopen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Apparatuur opladen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Locatiesleutels ophalen
Event
Zaal openen en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafelnummers plaatsen
2 personen
Quiztafel inrichten
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Quizpresentatie en geluid testen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Prijzen en materialen klaarleggen
2 personen
Inschrijving en ontvangst bemannen
2 personen
Teams naar tafels begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Quizrondes presenteren
Antwoorden ophalen en nakijken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Winnaars bekendmaken
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten en sleutels inleveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Kleedkamertafel
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 70
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Tangen en opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Laptop
- Reserve-laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- HDMI-kabelsaantal 2
- USB-stickaantal 2
- Stopwatchaantal 2
- Rekenmachinesaantal 4
Decoratie
- Tafelnummersaantal 10
- Tafelkledenaantal 10
- Ballonnenaantal 40
- Slingersaantal 6
- Prijzenaantal 3
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Afwasborstelsaantal 3
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de quizrondes uiterlijk 2 weken vooraf en laat alle vragen en antwoorden door minstens één andere persoon controleren. Zo ontdek je onduidelijke formuleringen en dubbele antwoorden voordat de quiz begint.
- Test projector, scherm, laptop, luidsprekers en microfoon minimaal 60 minuten voor de start. Leg HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en een reserve-laptop klaar; een lege accu of ontbrekende kabel kost anders direct tijd.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 3 dagen voor de pubquiz. Maak daarna de teamindeling, print de aanwezigheidslijst en controleer of er per tafel een tafelnummer en voldoende quizformulieren klaarliggen.
- Zet dranken en gekoelde spullen minstens 30 minuten voor binnenkomst klaar. Reken voor koffie en thee op een aparte plek met kopjes, thermoskannen, waterkokers en serveerbladen, zodat de quiztafel vrij blijft.
- Open de zaal ongeveer 90 minuten vooraf: ventileer, zet tafels en stoelen neer en plaats het projectiescherm. Houd een stopwatch en rekenmachines bij de presentator voor tijdsbeperkingen en het nakijken van scores.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een pubquiz organiseren?
- Leg datum, locatie, quizteam en presentator bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna en plan de inhoudelijke controle van de quizvragen uiterlijk 2 weken voor de avond.
- Hoeveel quizrondes heeft een pubquiz nodig?
- Plan meestal 6 tot 8 rondes van ongeveer 8 tot 10 vragen. Reserveer daarnaast 10 tot 15 minuten voor uitleg, pauze en het nakijken van de antwoorden; de totale duur komt dan vaak uit op 2 tot 2,5 uur.
- Wanneer test ik de apparatuur voor een pubquiz?
- Test laptop, reserve-laptop, projector, scherm, microfoon en luidsprekers minstens 60 minuten voor de start. Controleer ook HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels en laad alle apparaten vooraf volledig op.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een zaal voor een pubquiz klaar te zetten?
- Reken op 90 minuten voor het openen en inrichten van de zaal. Daarin passen ventileren, tafels en stoelen opstellen, tafelnummers plaatsen, de quiztafel inrichten en de presentatie met geluid testen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!