Checklist pour organiser un quiz de pub

Un quiz de pub réussi repose sur une préparation précise, surtout pour les questions, le matériel audiovisuel et la répartition des équipes. Commence par réserver le lieu et fixer une date, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. Les derniers jours servent à finaliser les manches, vérifier les réponses, préparer les supports et acheter les lots. Le jour même, prévois du temps pour installer les tables, tester le son et le projecteur, puis refroidir les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Recruter une équipe de quiz et un animateur
2 personnes
Faire une réservation auprès du lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer les manches du quiz
2 personnes
Vérifier les questions-réponses
2 personnes
Sélectionner des extraits musicaux
Préparer la présentation
Imprimer les formulaires de quiz
Préparer la répartition des équipes
Acheter les prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Recharger les appareils
Imprimer la liste de présence
Récupérer les clés du lieu

Événement

Ouvrir et aérer la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Placer les numéros de table
2 personnes
Aménager la table du quiz
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la présentation du quiz et le son
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
Assurer l’inscription et l’accueil
2 personnes
Accompagner les équipes aux tables
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter les manches du quiz
Récupérer et vérifier les réponses
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Annonce des gagnants
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
3 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Fermer le site et rendre les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Table de loge
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 70

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Clé USBqté 2
Chronomètreqté 2
Calculatricesqté 4

Décoration

Numéros de tableqté 10
Nappesqté 10
Ballonsqté 40
Guirlandesqté 6
Prixqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Brosses à vaisselleqté 3
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 2 à 3 semaines avant la soirée et fixe une date limite 3 jours avant l’événement. Tu connaîtras ainsi le nombre d’équipes, les besoins alimentaires et le nombre de formulaires à imprimer.
Prépare les manches et vérifie chaque question avec sa réponse au plus tard 5 jours avant le quiz. Fais aussi un essai complet de la présentation pour repérer les diapositives illisibles ou les extraits musicaux qui ne fonctionnent pas.
Prévois un ordinateur de secours, une clé USB contenant la présentation, les câbles HDMI, des rallonges et des multiprises. Teste le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants.
Organise les équipes et imprime la liste de présence avant le jour J. Avec les numéros de table déjà préparés, tu peux placer les participants rapidement sans interrompre le début du quiz.
Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et vérifie la vaisselle, la machine à café, les bouilloires et les thermos avant de faire les courses. Les petits bols et les ustensiles de service sont souvent oubliés alors qu’ils servent dès l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un quiz de pub ?: Prévois environ 3 semaines pour réserver le lieu, ouvrir les inscriptions et acheter le matériel manquant. Garde les 5 derniers jours pour finaliser les manches, vérifier les réponses et préparer la présentation.
Quand ouvrir les inscriptions pour un quiz de pub ?: Ouvre-les 2 à 3 semaines avant la soirée et ferme-les environ 3 jours avant. Ce délai permet de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer la répartition des équipes.
Quel matériel faut-il tester avant un quiz de pub ?: Teste le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les haut-parleurs et le microphone au moins 60 minutes avant le début. Garde un ordinateur de secours, une clé USB, un câble HDMI supplémentaire et des rallonges à portée de main.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réserve au minimum 90 minutes avant l’accueil du public pour ouvrir et aérer la salle, installer les tables et les chaises, placer les numéros de table et tester le quiz. Ajoute 15 minutes si le projecteur ou le son doit être installé pour la première fois.

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