Checklist para organizar un pub quiz sin olvidos
Organizar un pub quiz requiere más que preparar preguntas. Hay que cerrar el local, formar los equipos, controlar las inscripciones y probar todo el equipo antes de que llegue el público. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: desde la fecha y las rondas hasta las mesas, las bebidas y la presentación. También contempla los detalles que suelen quedarse para el último momento, como las llaves, los cables de repuesto y las preferencias alimentarias.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Reclutar al equipo del quiz y al presentador
2 personas
Hacer la reserva en el recinto
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Revisar preguntas y respuestas
2 personas
Seleccionar fragmentos musicales
Preparar la presentación
Imprimir los formularios del quiz
Preparar la distribución de equipos
Comprar premios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
Cargar el equipo
Imprimir la lista de asistencia
Recoger las llaves del recinto
Evento
Abrir y ventilar la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar los números de mesa
2 personas
Montar la mesa del quiz
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la presentación del quiz y el sonido
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Preparar premios y materiales
2 personas
Atender la inscripción y la recepción
2 personas
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Presentar las rondas del quiz
Recoger y revisar las respuestas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Anunciar a los ganadores
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger y llevar la basura
2 personas
Limpiar la sala y los baños
3 personas
Comprobar el stock y el material
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Cerrar el recinto y entregar las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de camerino
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 70
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Pinzas y cucharonescant. 8
Equipo
- Portátil
- Portátil de reserva
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables HDMIcant. 2
- Memoria USBcant. 2
- Cronómetrocant. 2
- Calculadorascant. 4
Decoración
- Números de mesacant. 10
- Mantelescant. 10
- Globoscant. 40
- Guirnaldascant. 6
- Premioscant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Cepillos para fregarcant. 3
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el local con al menos 4 semanas de antelación. En ese momento confirma también el horario de acceso, la reserva de mesas y quién podrá recoger las llaves.
- Define los equipos durante las inscripciones y fija un límite de 4 a 6 personas por mesa. Pide las preferencias dietéticas al registrarse, no el mismo día del quiz.
- Prepara las rondas, respuestas y fragmentos musicales al menos 7 días antes. Revisa cada pregunta con otra persona y guarda la presentación en un portátil y en una memoria USB.
- Haz una prueba técnica completa 2 o 3 días antes: portátil, proyector, pantalla, HDMI, altavoces, micrófono, regletas y alargadores. Lleva un portátil de reserva porque un fallo durante la ronda no se resuelve improvisando.
- Deja las bebidas frías listas y comprueba vasos, tazas, platos, cubiertos, café y té el día anterior. Imprime la lista de asistencia, los formularios, los números de mesa y las hojas de respuestas antes de cargar el equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un pub quiz?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el local, reunir al equipo y abrir las inscripciones. Deja las preguntas, la presentación y la prueba técnica cerradas como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuántas personas debe tener cada equipo de un pub quiz?
- Lo más práctico es formar equipos de 4 a 6 personas por mesa. Con más de 6 participantes, las discusiones se alargan y no todos participan por igual.
- ¿Cuándo hay que preparar las preguntas del pub quiz?
- Prepara las rondas al menos una semana antes y revisa preguntas y respuestas con otra persona. Guarda una copia digital y otra en una memoria USB para evitar depender de un solo portátil.
- ¿Qué equipo técnico hace falta para un pub quiz?
- Calcula como mínimo un portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables HDMI, regletas y alargadores. Haz una prueba completa 2 o 3 días antes y lleva un portátil de reserva.
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