Pubquiz organiseren: checklist van voorbereiding tot laatste ronde
Een pubquiz organiseren lukt het soepelst als je eerst de locatie, het format en het aantal deelnemers vastlegt. Daarna werk je van uitnodigingen en teamindeling naar vragen, antwoordbladen, techniek en boodschappen. Plan op de dag zelf tijd voor het opstellen van tafels en stoelen, het testen van laptop, beamer en microfoon en het klaarzetten van koffie, hapjes en gekoelde dranken. Met deze checklist zie je ook welke kleine zaken vaak pas vlak voor de start worden gemist.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reservering bevestigen
Quizformat en rondes bepalen
2 personen
Quizvragen samenstellen
2 personen
Antwoorden en scoreblad maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
Teamindeling communiceren
Materialen controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Quizbestanden klaarzetten
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Quizruimte versieren
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams registreren
2 personen
Welkomstuitleg geven
Quizrondes presenteren
Antwoordbladen innemen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes bijvullen
Tussenstanden bekendmaken
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 64
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlenghaspelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 4
- HDMI-kabelaantal 2
- Timeraantal 2
Spelmateriaal
- Antwoordbladenaantal 400
- Scoreformulierenaantal 20
- Pennenaantal 80
- Teamtafelnummersaantal 16
- Prijzenaantal 3
Kantoor
- Clipboardaantal 6
- Plakbandaantal 3
- Schaaraantal 2
- Markersaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Slingersaantal 6
- Ballonnenaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJskoelelementenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Vaatdoekenaantal 8
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de quiz in rondes van ongeveer 10 vragen en maak voor elke ronde een apart antwoordblad. Leg daarnaast een reserve-exemplaar van de vragen en scoreformulieren klaar voor het geval er iets zoekraakt.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoon minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Controleer ook of de HDMI-kabel, verlenghaspels en stekkerdozen lang genoeg zijn voor de gekozen opstelling.
- Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen sluiten en communiceer die uiterlijk 2 dagen vooraf. Zet teamtafelnummers zichtbaar neer, zodat deelnemers bij binnenkomst niet eerst naar hun tafel hoeven te zoeken.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en controleer ze opnieuw bij het doen van de boodschappen. Zet hapjes op serveerschalen met serveertangen en houd voor koffie, thee en dranken aparte bekers en glazen beschikbaar.
- Houd bij het klaarzetten rekening met minstens 15 minuten voor inschrijving en ontvangst. Leg pennen, antwoordbladen, scoreformulieren, een clipboard, markers, plakband en een schaar samen op de inschrijftafel; juist die kleine kantoorartikelen ontbreken vaak op het laatste moment.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een pubquiz met 5 rondes?
- Reken op ongeveer 2 tot 2,5 uur voor 5 rondes van 10 vragen, inclusief pauzes en het nakijken van de antwoorden. Plan daarnaast minstens 60 minuten opbouwtijd en 30 minuten voor opruimen.
- Hoeveel vragen heb je nodig voor een pubquiz?
- Voor een quiz van 2 uur zijn 40 tot 50 vragen meestal voldoende, verdeeld over 4 of 5 rondes. Maak per ronde ook een antwoordblad en houd enkele reservevragen achter de hand voor een gelijke eindstand.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een pubquiz?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de quiz. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, teams te maken en de teamindeling uiterlijk 2 dagen vooraf te delen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een pubquiz klaar te zetten?
- Reserveer op de locatie minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, inschrijftafel, techniek, quizbestanden en drankjes. Kom je op een onbekende locatie of moet je veel versieren, plan dan 90 minuten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!