Bingoavond organiseren: checklist en planning

Een bingoavond loopt soepel als je niet alleen de bingokaarten en prijzen regelt, maar ook de zaal, ontvangst en techniek op tijd controleert. Leg vooraf vast hoeveel deelnemers je verwacht, hoe de bingo-indeling eruitziet en wanneer de avond begint en eindigt. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en controleer kaarten, ballen en apparatuur vóór de eerste gast binnenkomt. Met deze checklist werk je van reservering naar opbouw en voorkom je last-minute zoeken naar verlengsnoeren, reservekaarten of kleingeld voor prijzen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bingo-indeling maken
Bingoavond bevestigen
Prijzen inkopen
2 personen
Bingokaarten controleren
2 personen
Bingoballen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen labelen
2 personen
Bingokaarten sorteren
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Tafels aankleden
3 personen
Bingoapparatuur klaarzetten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Spelregels uitleggen
Bingorondes presenteren
Bingokaarten controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Gebruikte spullen verzamelen
2 personen
Laatste ronde afsluiten

Nazorg

Bingoapparatuur opruimen
2 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven spullen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Prijzentafel
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 40

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 140
Bingofichesaantal 500
Bingoballenaantal 90
Bingomolen
Bingonummers
Reservebingokaartenaantal 20
Bingo prijzenaantal 18

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 4

Decoratie

Bingovlaggenaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkleedjesaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonnenlintaantal 2
Ballonnenpomp
Naamstickersaantal 80

Kantoor

Aanwezigheidsformulierenaantal 10
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 3
Scharenaantal 3
Prijslijstenaantal 10

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg datum, begin- en eindtijd minstens 4 tot 6 weken vooraf vast. Controleer meteen hoeveel tafels, stoelen en stopcontacten beschikbaar zijn.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de bingoavond en druk daarna de aanwezigheidslijst af. Zo kun je kaarten sorteren en hapjes en dranken afstemmen op het definitieve aantal.
Controleer bingoballen, bingomolen, bingonummers, fiches en reservebingokaarten uiterlijk 2 dagen vooraf. Test ook microfoon en speaker op de plek waar de spelleider staat.
Zet prijzen vooraf klaar, label ze per ronde en richt een aparte prijzentafel in. Dat voorkomt tijdens de bingo zoeken en maakt voor deelnemers direct zichtbaar welke prijzen nog beschikbaar zijn.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor aanvang: eerst tafels en stoelen, daarna bingoapparatuur en geluid, vervolgens koffie, koude dranken, hapjes en versiering. Zet dranken pas als laatste koud klaar als de koelruimte beperkt is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een bingoavond klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en ontvangst. Reken extra tijd als tafels, stoelen en apparatuur nog moeten worden aangevoerd of als je het geluid op locatie moet testen.
Wanneer moet ik de bingokaarten en prijzen regelen?: Controleer de bingokaarten en bingoballen uiterlijk 2 dagen voor de avond. Koop en label de bingo prijzen bij voorkeur 3 tot 7 dagen vooraf, zodat je nog kunt bijbestellen als een prijs ontbreekt.
Hoeveel bingo prijzen heb ik nodig?: Het aantal hangt af van je bingo-indeling en het aantal rondes. Leg per ronde vooraf vast welke prijs wordt uitgegeven en houd minimaal 2 reserveprijzen achter de hand voor extra rondes of een gelijkspel.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een bingoavond?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond. Vraag bij de aanmelding direct dieetwensen en eventuele afmeldingen uit, zodat je de boodschappen en tafelschikking kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.