Zo organiseer je een bingoavond zonder verrassingen

Begin met de datum, tijden en locatie en bepaal daarna hoeveel spelers je aankunt. Open de aanmeldingen vroeg, zodat je dieetwensen en het aantal bingokaarten op tijd weet. Werk vervolgens de bingo-indeling uit, regel prijzen en controleer het materiaal voordat je boodschappen doet. Op de avond zelf draait het vooral om een duidelijke ontvangst, goed getest geluid en een prijzentafel die klaarstaat voordat de eerste ronde begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bingo-indeling maken
8
Bingoavond bevestigen
9
Prijzen inkopen
2 personen
10
Bingokaarten controleren
2 personen
11
Bingoballen controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Prijzen labelen
2 personen
14
Bingokaarten sorteren
2 personen
15
Aanwezigheidslijst afdrukken
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen neerzetten
4 personen
20
Tafels aankleden
3 personen
21
Bingoapparatuur klaarzetten
2 personen
22
Geluid testen
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Prijzentafel inrichten
2 personen
25
Hapjes klaarzetten
3 personen
26
Ontvangstbalie inrichten
2 personen

Event

27
Deelnemers registreren
2 personen
28
Bingokaarten uitdelen
2 personen
29
Spelregels uitleggen
30
Bingorondes presenteren
31
Bingokaarten controleren
2 personen
32
Prijzen uitreiken
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Koffie en thee bijvullen
2 personen
36
Gebruikte spullen verzamelen
2 personen
37
Laatste ronde afsluiten

Nazorg

38
Bingoapparatuur opruimen
2 personen
39
Meubilair terugzetten
4 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Overgebleven spullen inpakken
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Prijzentafel
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 40

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 140
Bingofichesaantal 500
Bingoballenaantal 90
Bingomolen
Bingonummers
Reservebingokaartenaantal 20
Bingo prijzenaantal 18

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 4

Decoratie

Bingovlaggenaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkleedjesaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonnenlintaantal 2
Ballonnenpomp
Naamstickersaantal 80

Kantoor

Aanwezigheidsformulierenaantal 10
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 3
Scharenaantal 3
Prijslijstenaantal 10

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de bingoavond, bijvoorbeeld 3 dagen vooraf. Dan kun je de aanwezigheidslijst, bingokaarten en hapjes afstemmen op het werkelijke aantal spelers.
Controleer bingoballen, bingonummers, de bingomolen en de kaarten minstens 1 dag vooraf. Leg ook reservebingokaarten klaar; een ontbrekende of dubbele kaart valt pas op wanneer het spel al begonnen is.
Test speaker, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de ontvangst. Zet de geluidscontrole minimaal 30 minuten vóór de start op de planning, zodat deelnemers niet hoeven te wachten.
Zet dranken koud en bereid koffie en thee vóór de eerste ronde. Reken voor koffie en thee op een apart uitgiftepunt, zodat de spelleider tijdens het afroepen niet steeds wordt onderbroken.
Label de bingo prijzen en richt de prijzentafel vóór binnenkomst in. Sorteer de kaarten per tafel en leg fiches klaar; zo kan de ontvangst in 10 tot 15 minuten worden afgehandeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, datum en uitnodigingen. Leg de definitieve aantallen, dieetwensen, prijzen en spelindeling uiterlijk 3 dagen voor de avond vast.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig voor een bingoavond?: Voor iedere deelnemer heb je minimaal 1 bingokaart nodig. Maak daarnaast ongeveer 5 tot 10 procent reservekaarten; bij 40 spelers zijn dat 42 tot 44 kaarten.
Hoeveel prijzen heb je nodig voor een bingoavond?: Stem het aantal prijzen af op het aantal geplande rondes en controleer dat elke prijs vooraf gelabeld is. Leg de prijzentafel uiterlijk 30 minuten voor de start klaar, inclusief eventuele reserveprijs.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bingoavond klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, aankleding, techniek, kaarten, dranken en hapjes. Plan daarnaast 30 minuten voor de geluids- en bingocontrole voordat de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.