Wat heb je nodig voor een publiekscongres?

Voor een publiekscongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. Richt de registratie in met tafels, naamkaartjes en programmafolders, en zorg per zaal voor passende presentatie- en geluidsapparatuur. Denk ook aan kabels, adapters, stekkerdozen en kabelgoten: die ontbreken vaak wanneer de techniek al is geregeld. Deze boodschappenlijst helpt je de inrichting, ontvangst, catering en presentaties compleet voor te bereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 220
Tafelsaantal 24
Registratietafelsaantal 2
Sprekerstafelsaantal 2
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
WiFi-versterkersaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 240
Waterglazenaantal 240
Wijnglazenaantal 220
Dinerbordenaantal 240
Dessertbordenaantal 240
Besteksetsaantal 240
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Serveerbladenaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Stoelhoezenaantal 220
Achterwanddoekenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 220
Pijlbordjesaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 12 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 8 dozen
- Groene thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Suiker - 5 kilogram
- Zoetjes - 4 doosjes
- Melk - 20 liter
- Havermelk - 12 liter
- Theewater - 40 liter
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 60 flessen
- Cola - 30 flessen
- Cola Zero - 30 flessen
- Sinas - 20 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 72 flesjes
- Pilsener - 144 flesjes
- Witte wijn - 24 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- Citroenen - 3 kilogram
- Limoenen - 2 kilogram
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Mineraalwater voor buffet - 20 liter
- Stokbroden - 30 stuks
- Volkorenbroden - 12 stuks
- Mini broodjes - 400 stuks
- Roomboter - 3 kilogram
- Hummus - 4 kilogram
- Roomkaas - 3 kilogram
- Jonge kaas - 5 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Achterham - 4 kilogram
- Gerookte kipfilet - 3 kilogram
- Vegetarische belegplakken - 3 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Eiersalade - 3 kilogram
- Komkommers - 5 kilogram
- Tomaten - 5 kilogram
- Rucola - 2 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Gemengde sla - 8 kilogram
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Wortels - 4 kilogram
- Maïs - 12 blikken
- Kikkererwten - 12 blikken
- Komkommer in zuur - 6 potten
- Olijven - 6 potten
- Pastasalade - 12 kilogram
- Aardappelsalade - 12 kilogram
- Vegetarische quiche - 12 stuks
- Kippenquiche - 12 stuks
- Groentesoep - 20 liter
- Tomatensoep - 20 liter
- Broodjes voor soep - 240 stuks
- Kruidenboter - 3 kilogram
- Dressing - 6 liter
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Olijfolie - 3 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Paprikachips - 8 kilogram
- Naturelchips - 8 kilogram
- Zoute noten - 5 kilogram
- Rijstwafels - 10 pakken
- Appels - 12 kilogram
- Bananen - 10 kilogram
- Druiven - 8 kilogram
- Mandarijnen - 8 kilogram
- Brownies - 240 stuks
- Mini muffins - 240 stuks
- Vegan gebak - 40 stuks
- Glutenvrij gebak - 30 stuks
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Vuilniszakken voor glas - 20 stuks
- Afwasmiddel - 5 liter
- Allesreiniger - 5 liter
- Glasreiniger - 2 liter
- Desinfecterende spray - 3 liter
- Sponzen - 20 stuks
- Schoonmaakdoeken - 30 stuks
- Handzeep - 12 flacons
- Keukenpapier - 24 rollen
- Aluminiumfolie - 6 rollen
- Vershoudfolie - 6 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Koffiefilters - 500 stuks
- Theefilters - 300 stuks
- Houten roerstaafjes - 500 stuks
- Tandenstokers - 500 stuks
- Naamstickers - 250 stuks
- Balpennen - 100 stuks
- Notitieblokken - 250 stuks
- Printpapier - 5 pakken

Tips

Leg voor de registratiebalie per bezoeker één naamkaartje en één programmafolder klaar, plus een kleine reserve van ongeveer 10% voor last-minute aanmeldingen en typefouten.
Neem per projector minimaal één passende HDMI-kabel, één HDMI-adapter en één reservekabel mee. Test presentaties uiterlijk 24 uur vooraf op de laptop die tijdens het congres wordt gebruikt.
Zet per zaal voldoende stoelen klaar voor alle aangemelde bezoekers en reserveer enkele extra stoelen. Plaats speakerstafels, microfoonstandaards en presentatieklikkers vóór de technische test, niet pas bij aanvang.
Voorzie registratie, catering en techniek van aparte stekkerdozen en verlengkabels. Werk kabels die over looproutes lopen direct weg met kabelgoten om struikelgevaar bij binnenkomst te voorkomen.
Stem kopjes, waterglazen, wijnglazen, diner- en dessertborden en bestek af op het aantal genodigden en het aantal eetmomenten. Tel serveerschalen en afvalbakken mee; die worden bij een congres vaak pas tijdens de opbouw gemist.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor de registratie van een publiekscongres?: Gebruik minimaal één registratietafel per 75 tot 100 bezoekers, met naamkaartjes, programmafolders, pennen en een actuele bezoekerslijst. Leg ongeveer 10% extra naamkaartjes en folders klaar voor wijzigingen op de dag zelf.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een publiekscongres?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en houd ongeveer 5% extra capaciteit aan. Bij 200 bezoekers betekent dat 210 stoelen, tenzij de zaalindeling door tafels of vaste plaatsen meer ruimte vraagt.
Welke techniek moet ik meenemen naar een publiekscongres?: Reken per presentatieruimte op een projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, passende adapter en presentatieklikker. Voeg draadloze microfoons, luidsprekers en een mengpaneel toe wanneer de zaal groter is of meerdere sprekers tegelijk aan het woord zijn.
Wanneer moet ik de congresbenodigdheden controleren?: Controleer de boodschappenlijst minimaal 7 dagen vooraf en doe de laatste technische test uiterlijk 24 uur voor het congres. Leg naamkaartjes, folders en servies op de dag zelf minstens 2 uur vóór de ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.