Einkaufsliste für einen Publikumskongress
Bei einem Publikumskongress brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Neben Technik für Vorträge zählen Registrierung, Beschilderung, Bestuhlung, Getränkeausgabe und Geschirr zu den Punkten, die kurz vor Beginn oft fehlen. Plane pro Redner einen getesteten Laptop-Anschluss und für die Registrierung zusätzlich Namensschilder und Programmhefte ein. Die vollständige Liste mit 54 Gegenständen hilft dir, Einkauf und Aufbau rechtzeitig zu organisieren.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 220
- TischeAnz. 24
- RegistrierungstischeAnz. 2
- RednerpulteAnz. 2
- HockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 12
Ausstattung
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 3
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- WLAN-VerstärkerAnz. 2
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 6
- LED-LichterkettenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 240
- WassergläserAnz. 240
- WeingläserAnz. 220
- Dinner-TellerAnz. 240
- DesserttellerAnz. 240
- BestecksetsAnz. 240
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- BrotmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
- ServiertablettsAnz. 16
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- StuhlhussenAnz. 220
- HintergrundbannerAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 220
- WegweiserAnz. 12
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungswagenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 12 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 8 Packungen
- Grüner Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 4 Kartons
- Zucker - 5 Kilogramm
- Süßstoff - 4 Packungen
- Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 12 Liter
- Teewasser - 40 Liter
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 30 Flaschen
- Cola Zero - 30 Flaschen
- Sinas - 20 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Alkoholfreies Bier - 72 Flaschen
- Pilsener - 144 Flaschen
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Limetten - 2 Kilogramm
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Mineralwasser für das Buffet - 20 Liter
- Baguettes - 30 Stück
- Vollkornbrote - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 400 Stück
- Süßrahmbutter - 3 Kilogramm
- Hummus - 4 Kilogramm
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 5 Kilogramm
- Reifer Käse - 3 Kilogramm
- Kochschinken - 4 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 3 kilogram
- Vegetarische Aufschnittscheiben - 3 kilogramm
- Räucherlachs - 2 Kilogramm
- Eiersalat - 3 Kilogramm
- Gurken - 5 Kilogramm
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Rucola - 2 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Gemischter Salat - 8 kilogram
- Cherrytomaten - 4 Kilogramm
- Karotten - 4 Kilogramm
- Mais - 12 Dosen
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Gewürzgurken - 6 Gläser
- Oliven - 6 Gläser
- Nudelsalat - 12 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 12 Kilogramm
- Vegetarische Quiche - 12 Stück
- Hähnchenquiche - 12 Stück
- Gemüsesuppe - 20 liter
- Tomatensuppe - 20 Liter
- Brötchen für Suppe - 240 Stück
- Kräuterbutter - 3 Kilogramm
- Dressing - 6 liter
- Balsamicoessig - 2 Liter
- Olivenöl - 3 Liter
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Paprikachips - 8 kilogramm
- Naturchips - 8 Kilogramm
- Salzige Nüsse - 5 Kilogramm
- Reiswaffeln - 10 Packungen
- Äpfel - 12 Kilogramm
- Bananen - 10 Kilogramm
- Trauben - 8 Kilogramm
- Mandarinen - 8 Kilogramm
- Brownies - 240 Stück
- Mini-Muffins - 240 Stück
- Veganes Gebäck - 40 Stück
- Glutenfreies Gebäck - 30 Stück
- Servietten - 1000 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Müllsäcke für Glas - 20 Stück
- Spülmittel - 5 Liter
- Allzweckreiniger - 5 Liter
- Glasreiniger - 2 Liter
- Desinfektionsspray - 3 Liter
- Schwämme - 20 Stück
- Reinigungstücher - 30 Stück
- Handseife - 12 Flaschen
- Küchenpapier - 24 Rollen
- Aluminiumfolie - 6 Rollen
- Frischhaltefolie - 6 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Kaffeefilter - 500 Stück
- Teefilter - 300 Stück
- Holzrührstäbchen - 500 Stück
- Zahnstocher - 500 Stück
- Namensaufkleber - 250 Stück
- Kugelschreiber - 100 Stück
- Notizblöcke - 250 Stück
- Druckerpapier - 5 Packungen
Tipps
- Plane für die Registrierung mindestens einen Tisch pro 75 bis 100 erwartete Gäste ein. Lege Namensschilder, Programmhefte und eine aktuelle Besucherliste spätestens 30 Minuten vor Einlass bereit.
- Prüfe jede Präsentation mit dem vorgesehenen Laptop, Projektor und HDMI-Adapter mindestens am Vortag. Halte pro Vortragsraum ein Ersatzkabel und einen Präsentationsklicker bereit.
- Rechne bei einer dreistündigen Veranstaltung mit mindestens zwei Wassergläsern pro Person und stelle zusätzliche Gläser für Redner bereit. Kaffeetassen, Weingläser und Servierschalen werden häufig erst beim Eindecken vermisst.
- Plane pro Reihe etwa 50 bis 60 Zentimeter Sitzbreite und lasse die Wege zur Registrierung, Garderobe und zu den Ausgängen frei. Stühle und Tische sollten vor dem Technikaufbau stehen, damit Kabel anschließend sicher in Kabelkanälen verlegt werden können.
- Teste Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens 60 Minuten vor Beginn. Verlängerungskabel und HDMI-Adapter gehören in eine beschriftete Ersatzkiste, statt erst während des ersten Vortrags gesucht zu werden.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für einen Publikumskongress?
- Du brauchst Möbel für Sitzplätze, Registrierung und Redner, Technik für Präsentationen und Ton sowie Geschirr und Beleuchtung. Die vollständige Planung umfasst 54 Gegenstände und deckt außerdem Kabel, Wegweiser und Ausstattung für die Besucherbetreuung ab.
- Wie viele Gläser brauche ich pro Person bei einem Kongress?
- Plane für eine dreistündige Veranstaltung mindestens zwei Wassergläser pro Person ein. Für Redner und Pausengetränke solltest du zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve vorsehen.
- Wann sollte ich die Kongresstechnik testen?
- Teste Präsentationen, Laptops, Projektoren, HDMI-Verbindungen und Ton spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte die komplette Technik mindestens 60 Minuten vor dem Einlass aufgebaut und geprüft sein.
- Wie viele Registrierungstische brauche ich?
- Rechne mit einem Registrierungstisch für etwa 75 bis 100 erwartete Gäste. Bei mehr als 150 Personen sind mindestens zwei Tische sinnvoll, damit Namensschilder und Programmhefte ohne lange Warteschlange ausgegeben werden können.
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